Generator zamówień do dostawców oraz obsługa domyślnego dostawcy towaru

- przycisk służący do usunięcia towaru z dokumentu.

Raport powiązań pomiędzy fakturami a dokumentami WZ

- przycisk umożliwiający wydrukowanie listy towarów znajdujących się w dokumencie.

Wersja 3.3

- przycisk umożliwiający eksportowanie listy towarów danego dokumentu do pliku Excel.

• Dokument bilans otwarcia umożliwiający zdefiniowanie na nowo stanów magazynowych, cen i lokalizacji niezależnych od historycznych ruchów magazynowych.

- przycisk służący do dodania towarów za pomocą kolektora danych. (Sprawdź polecane urządzenia dla oprogramowania magazynowego LoMag)

- przycisk umożliwiający importowanie towarów z pliku Excel.

• Pasek zakładek ułatwiający nawigację w otwartych oknach, skrót F5 odświeżający zawartość tabel.

- przycisk służący to przeglądania powiązań dokumentu z innymi dokumentami (więcej na temat w niniejszej instrukcji).

Dokładny opis z przykładami dla funkcjonowania przycisków 6 - 11 znajduje się tutaj.

• Możliwość projektowania i wydruku etykiet zawierających następujące informacje: lokalizacje magazynowe, numery seryjne, daty ważności, numery serii produkcyjnej, dostawcy i numery dokumentów.

Pomimo że dostępne dokumenty zamówień posiadają zbliżoną do siebie postać, to funkcja każdego z nich jest inna.

1.3 Dokument: zamówienie do dostawcy

• Obsługa obcych walut na dokumencie PZ, definiowanie i przeliczanie kursów walut.
• Możliwość definiowania numeracji dokumentów bez zer wiodących np. FV 1/2015 (szablon: FV $/yyyy).

Dokument zamówienie do dostawcy () wykorzystuje się w celu przygotowania zamówienia towarów u naszego dostawcy; na dokumencie można wprowadzić wszystkie informacje, jakie będą potrzebne nam w procesie zamawiania (dane kontrahenta, towary etc.). Aby dodać nowy towar naciskamy przycisk lub używamy skrótu klawiszowego "Alt-D".


• Nowe opcje w oknie wyszukiwania: zakładka "dostawy" obrazująca stany towaru w rozbiciu na dokumenty przychodu oraz lokalizacje magazynowe oraz zakładka "numery seryjne".
• Modyfikacja mechanizmu tworzenia PZk oraz WZk: Najpierw wybieramy dokument źródłowy który będzie korygowany a następnie tworzone jest powiązanie między dokumentami.

Poza standardowymi polami do określenia towaru i jego ilości, znajdziemy również cennę brutto i stawkę VAT, które nie występują w dokumentach magazynowych. Magazyn jest w całości prowadzony w cenach netto lub w całości w cenach brutto (można to zdefiniować w ustawieniach).


• Kontrola realizacji zamówień: automatyczne statusy zamówień: częściowa realizacja, całkowita realizacja, kolumna "do zrealizowania" na zamówieniach i WZ, komunikat o przekroczonej ilości z zamówienia na WZ.
• Możliwość importu zdjęć przy imporcie towaru - należy dodać kolumnę ze ścieżkami do plików.

Wersja 3.2

Dla przykładu dodajmy towar na dokument zamówienia, wybierzmy przykładowy towar "Jabłka" za pomocą pola oraz przycisku (lub ). Aby dodać towar na dokument musi być on najpierw zdefiniowany w kartotece towarów LoMag.

• Obsługa minimalnej ceny sprzedaży - można ukryć cenę zakupu i ustalić ograniczenie obniżania ceny przez handlowców.
• Nowe uprawnienia: drukowanie tabel, eksportowanie do XLS, widoczności ceny zakupu na dokumentach sprzedaży, zmiana numeru dokumentu
• Obsługa dwóch opcji unikalności numerów seryjnych : unikalne w całym magazynie lub unikalne dla danego towaru.

Następnie, tak jak widzimy powyżej, po określeniu towaru, w formularzu wyświetla się jego aktualny stan. Określając ilość zamawianego towaru "Jabłka" oraz jego cenę (za jednostkę), zostanie wyliczona cena brutto zamówienia - patrz poniżej - dla przykładu zamawiamy 50 kg jabłek, za 2,50 zł/kg. Cena brutto zależy od określonej stawki VAT, którą możemy zmienić. Aby dodać towar na dokument klikamy przycisk

• Definiowanie kolumn dedykowanych dla kontrahentów oraz ich import z Excela.

Wersja 3.1

• Zaawansowane ustawienia pracy sieciowej.
• Możliwość definiowania kolumn dedykowanych dla dokumentów magazynowych.
• Raport powiązań pomiędzy przychodami i rozchodami towarów.

Wszystkie powyższe wartości - "cena netto", "cena brutto", oraz "stawka VAT" możemy wcześniej określić dla danego towaru w module . Po dodaniu towaru na dokument, wygląda on następująco:


• Raport sprzedaży w rozbiciu na stawki VAT.

Wersja 3.0

• Dodatkowy moduł umożliwiający wystawianie dokumentów: Faktura VAT, Korekta faktury, Faktura proforma (ten moduł jest opcjonalny i można go dokupić).
• Dodatkowy moduł umożliwiający wystawianie dokumentów: Oferta, Zamówienie od Odbiorcy, Zamówienie do dostawcy (ten moduł jest opcjonalny i można go dokupić).
• UWAGA: Aby przetestować za darmo nowe moduły należy zainstalować demo na komputerze bez LoMag.
• Obsługa stawek VAT dla towarów. Możliwość prowadzenia magazynu w cenach netto lub brutto.

Jeśli lista towarów naszego zamówienia jest gotowa, należy pamiętać o dodatkowej możliwości zdefiniowania kontrahenta - pełen opis na temat definiowania i dodawania kontrahentów w programie LoMag znajdziesz w instrukcji "kontrahenci" dostępnej tutaj. Następnie możemy wydrukować(), zapisać () i przesłać zamówienie do klienta drogą elektroniczną - jak wysłać zamówienie pocztą email zostało opisane szczegółowo poniżej.

• Moduł optymalizujący szybkość działania dla dużych baz danych (w menu Pomoc/Optymalizacja)

Wersja 2.8

• Możliwość importu towarów z lokalizacjami magazynowymi z plików Excel do dokumentów.

Aby przesłać nasz dokument do kontrahenta, takie jak powyższe zamówienie, należy w oknie dokumentu na pasku narzędziowym wybrać ikonkę .

• Uprawnienia ograniczające widoczność cen dla wybranych użytkowników.

• Domyślna długość terminu ważności dla towaru i automatyczne ustawianie na jego podstawie dat ważności na dokumentach.
• Możliwość dodania podsumowania ilości dla różnych jednostek na dokumencie.

Wersja 2.7

• Możliwość pracy z programem w języku angielskim. Domyślny język interfejsu można zdefiniować dla każdego użytkownika programu
• Nowe szablony wydruków w języku angielskim

Jak widzimy powyżej, musimy w pierwszej kolejności skonfigurować ustawienia poczty elektronicznej w programie LoMag. W tym celu przechodzimy do ustawień programu (), a następnie przechodzimy do zakładki . Jeśli skonfigurowaliśmy wcześniej ustawienia poczty elektronicznej, powyższa informacja nie zostanie wyświetlona, a proces uruchomi moduł .


• Możliwość przesunięć między lokalizacjami magazynowymi w obrębie tego samego magazynu na dokumentach MM
• Raport "Numery seryjne na stanie"
• Raport "Daty ważności towaru"

Wersja 2.6

W polach zakładki podajemy dane SMTP swojego usługodawcy poczty elektronicznej oraz adres i hasło swojego adresu e-mail. Dane SMTP usługodawcy pocztowego znajdziemy na jego stronie. Poniżej ilustracje ustawień pocztowych przeznaczonych dla najpopularniejszych skrzynek pocztowych w Polsce.

• Kompletacja (prosty moduł produkcji) umożliwiający tworzenie produktów na podstawie surowców. Możliwe jest zarówno dodawanie pojedynczych surowców jak również całej listy surowców zdefiniowanej jako "biblioteka"

Ustawienia e-mail dla skrzynki pocztowej gmail.com



Ustawienia e-mail dla skrzynki pocztowej onet.pl

• Raport "czas pracy nad kompletacją" umożliwiający analizę czasu produkcji dla poszczególnych produktów i pracowników.


Ustawienia e-mail dla skrzynki pocztowej wp.pl



Ustawienia e-mail dla skrzynki pocztowej interia.pl


• Lokalizacje magazynowe. Możliwość ustalenia lokalizacji na dokumencie PZ a następnie wyboru, z której lokalizacji jest wydawany towar na WZ. Ten sam towar może być składowany w różnych lokalizacjach jak również w jednej lokalizacji może być wiele towarów

Wersja 2.5

Po wprowadzeniu tych danych klikamy i przechodzimy na nasz dokument, klikając ponownie w ikonę . Zostanie otwarte okno .

• Kreator remanentu umożliwiający szybkie stworzenie remanentu na podstawie arkuszy spisowych, aktualnych stanów, danych z Excela lub kolektora
• Możliwość automatycznej wysyłki dokumentu w formacie PDF na email klienta

Po sprawdzeniu, czy adres e-mail kontrahenta, do którego chcemy wysłać dokument, jest poprawny, wysyłamy do niego wiadomość klikając przycisk . O poprawnym wysłaniu wiadomości zostaniemy poinformowani w następnej kolejności.

• Udoskonalenie metod wprowadzania numerów seryjnych o import z Excela i kolektora

Po wysłaniu zamówienia możemy zamienić status dokumentu na wysłany (patrz poniżej).


• Automatyczne generowanie kodów EAN
• Import towarów do wielu magazynów

Inne (własne) stany zamówienia możemy określić klikając .

• Obsługa bezprzewodowych czytników kodów kreskowych

Wersja 2.4

• Obsługa numerów seryjnych dla towarów (unikalne numery przypisane do każdej sztuki towaru). Śledzenie ruchu towarów po ich numerach seryjnych.
• Możliwość wyboru dostawy, z której zostanie wydany towar na dokumentach WZ
• Obsługa numerów serii oraz daty ważności

Warto dodać, że jeśli korzystamy w naszym programie LoMag również z modułu magazynu, to z dokumentu zamówienie do dostawcy możemy wygenerować dokument magazynowy PZ (Przyjęcie na magazyn) za pomocą przycisku . Dzięki temu w szybki sposób jesteśmy w stanie w przyszłości utworzyć dokument przyjęcia zamówienia na magazyn.

1.4 Dokument: Zamówienie od odbiorcy

• Nowe możliwości wyszukiwania i filtrowania danych w tabelach
• Wydruki sumujące ilości dla takich samych produktów na dokumentach

Wersja 2.3

• Edytor szablonów dokumentów umożliwiający projektowanie własnych wydruków dla każdego typu dokumentu. Możliwość umieszczenia kodów kreskowych dla każdej linii na dokumencie, miniatury zdjęć dla towarów, własnego logo oraz innych danych na dokumencie
• Raport "obrót towarami" dla dowolnego okresu, kontrahenta i grupy towarów

Dokument zamówienie od odbiorcy () wykorzystuje się w celu przygotowania formalnego dokumentu zamówienia towarów przez naszych klientów. Na dokumencie można wprowadzić wszystkie informacje, jakie będą potrzebne nam do przygotowania zamówienia (dane kontrahenta, towary etc.). Dokument jest podobny do zamówienia do dostawcy, z tym że podczas dodawania towaru dodatkowo jesteśmy w stanie również określić narzut () towaru z jakim chcemy wystawić zamówienie dla naszego klienta.


• Drukowanie etykiet z poziomu dokumentów magazynowych z możliwością wyboru ilości etykiet takiej jak na dokumencie
• Możliwość włączenia automatycznego generowania kodów kreskowych przy dodawaniu towaru

Jeśli korzystamy dodatkowo z modułu magazynu, to z dokumentu zamówienie od odbiorcy możemy wygenerować dokument magazynowy WZ () za pomocą przycisku . W ten sposób jesteśmy w stanie szybko utworzyć w przyszłości dokument wydania towarów (z magazynu) z danego zamówienia.

1.5 Dokument: Oferta

• Udoskonalony mechanizm wyszukiwania kontrahentów

Wersja 2.2

• Edytor etykiet umożliwiający projektowanie własnych etykiet towarowych dla różnych typów drukarek i rozmiarów papieru. Możliwość wydruku na papierze dzielonym (np. 2x5 etykiet samoprzylepnych na A4)
• Ułatwienia w pracy z czytnikiem kodów kreskowych
• Obsługa rabatów na dokumentach WZ

Oferta służy do przygotowania oferty cenowej dla klienta. Oferty cenowe to dokumenty, w których przedstawiamy oficjalnie ceny naszych produktów lub usług. Wprowadzamy na dokument wszystkie informacje, jakie będą nam potrzebne (dane kontrahenta, towary etc.). W edytorze szablonów można dostosować wygląd ofert, uwzględniając dodatkowe warunki sprzedaży czy współpracy. Dokument posiada funkcję generowania dokumentu od odbiorcy (), która służy później do wygenerować dokument ZO ().



1.6 Kolumny dedykowane na dokumentach zamówień

• Możliwość definiowania grup kosztowych i przypisania do wszystkich dokumentów określonej grupy kosztowej
• Funkcja pozwalająca na definiowanie rodzaju transportu i wydruk wybranego transportu na dokumentach WZ
• Import zawartości dokumentów z plików Excel

Wersja 2.1

• Automatyczna archiwizacja bazy danych z konfiguracją w ustawieniach
• Tworzenie dokumentów przez kopiowanie zawartości innego dokumentu
• Wydruk etykiet na drukarkach kodów kreskowych

Kolumny dedykowane umożliwiają nam dodawanie dodatkowych pól na dokumentach (np. Uwagi klienta do zamówienia, Wymagana data dostawy towaru itd). Aby dodać takie dodatkowe pola na dokument, przejdźmy w tym celu w pierwszej kolejności do ustawień programu LoMag (), do zakładki . Następnie wybieramy "Zamówienia / oferty" z pola .


• Raport bilans kontrahenta (ilość i wartość towaru dla wybranego kontrahenta w danym okresie czasu)

Wersja 2.0

• Obsługa kolektorów danych Agrox, Cipherlab
• Nowa szata graficzna
• Nowe konfigurowalne raporty
• Instrukcja oraz odpowiedzi na często zadawane pytania

Wersja 1.10

• Import danych z Excela
• Obsługa opakowań powiązanych z towarem

Dla przykładu dodamy kolumnę informacyjną (tekstową) przeznaczoną dla uwag klienta do zamówienia. Aby przeprowadzić ta czynność klikamy , zostanie otwarte nowe okno, gdzie w polu wpisujemy "Uwagi klienta", następnie wybieramy odpowiedni typ kolumny i klikamy przycisk zatwierdzając naszą operacje.

• Biblioteki towarów - czyli szablony do szybkiego tworzenia dokumentów na podstawie wcześniej zdefiniowanej listy towarów z ilością

• Uprawnienia użytkowników do poszczególnych magazynów
• Analiza historii zmian stanów i wartości magazynu dla poszczególnych towarów z poziomu dokumentów

• Użytkownicy i logowanie do programu
• Uprawnienia i konfigurowalne role użytkowników

Pola dedykowane można również zamiesić na wydruku dokumentu.


• Nowy typ kontrahentów: "pracownicy" na potrzeby dokumentów PW, RW
• Przesunięcia międzymagazynowe na podstawie lokalizacji towaru
• Szczegółowy raport ruchów na magazynowych
• Zestawienia ilościowe towarów dla wybranego typu dokumentów
• Możliwość eksportu do Excela wszystkich zestawień w programie

Wersja 1.8.8.0 z dnia 2009.03.21

• Mechanizm modyfikowania układu raportów PZ, WZ itp.
• Zapamiętywanie układu raportów
• Możliwość wprowadzania kolumn dodatkowych
• Drukowanie dowolnego widoku danych
• Stworzenie mechanizmu wysyłania błędów do producenta
• Naprawa błędu powstałego przy wprowadzaniu znaków specjalnych w nazwach

Wersja 1.8.1.0 z dnia 2008.12.01

• Przebudowa silnika programu, w celu zwiększenia szybkości obliczeń dla dużych ilości danych
• Grupowanie arkuszy spisowych przy tworzeniu remanentu
• Wprowadzenie możliwości prezentacji nazwy firmy na każdym raporcie

Możemy tworzyć różnego rodzaju kolumny dedykowane. Powyżej pokazaliśmy przykład dla typu kolumny tekstowej; mamy możliwość tworzenia jeszcze kolumn liczbowych (np. liczba palet), odnośnika (np. strona internetowa klienta), typu ankiety "tak/nie" (np. dla określenia możliwości częściowej dostawy akceptowalnej przez klienta), daty oraz pola rozwijane. Pola dedykowane możemy również dodawać dla elementów dokumentów (np. w oknie dodawania towaru).


• Dodanie funkcji “Zysk ze sprzedaży w oknie Wyniki

2. Powiązanie modułów ZAMÓWIENIA - MAGAZYN

• Stany minimalne, raport o stanach we wszystkich magazynach
• Zabezpieczenie przed usuwaniem dokumentów typu PZ, z których wydano już część towaru

Wersja 1.7.2.0 z dnia 2008.11.01

• Wprowadzenie modelu LIFO i FIFO do programu
• Wprowadzenie dokumentów PW i RW
• Poprawa wyglądu raportów
• Wprowadzenie domyślnej marży i ceny z kartoteki

Wersja 1.6.0.0 z dnia 2008.09.26

Jak wspomnieliśmy na początku instrukcji, wszystkie moduły programu LoMag (ZAMÓWIENIA - MAGAZYN - FAKTURY) są ze sobą zintegrowane. Dla przykładu pokażemy szereg operacji od utworzenia oferty do wystawienia dokumentu magazynowego WZ. Należy pamiętać, ażeny przeprowadzić poniższe kroki należy posiadać wykupione moduły zamówienia i magazyn.

• Umożliwiono pracę sieciową
• Wprowadzono możliwość ustalania dokładności zaokrągleń, wyświetlanych cen i wartości
• Dodano nowe okno historii towaru
• Dołączono możliwość drukowania kartoteki towarów
• W drukowanych raportach stanu magazynu, widoczne są również kody kreskowe towarów

Wersja 1.5.0.4 z dnia 2008.06.23

• Wprowadzono możliwość przechowywania i wyszukiwania danych kontrahentów

W programie LoMag można prowadzić ewidencję magazynową zarówno w cenach netto jak i brutto. Można to ustawić w ustawieniach programu LoMag w zakładce w polu (patrz poniżej). Jest to ustawienie niezależne od obsługi VAT. Domyślnie przy obsłudze VAT magazyn jest liczony w cenach netto, bez VAT w brutto - ale program pozwala na dowolne ustawienie.



Powiązania

• Dodano kilka funkcji, usprawniających wprowadzanie towarów na dokumenty
• Zmodernizowano obsługę magazynów
• Dodano ceny sugerowane dla towarów

Wersja 1.4.0.4 z dnia 2008.05.30

• Utworzono automat do numerowania dokumentów
• Dodano możliwość grupowania towarów
• Dodano dokument przesunięcia międzymagazynowego
• Dołączono okno wyszukiwania towarów i dokumentów
• Rozdzielono raporty na sumaryczne i szczegółowe

Załóżmy taki przebieg operacji: ()składamy ofertę sprzedaży towarów naszemu klientowi, który ją przyjmuje, dlatego następnie ()musimy wygenerować ze złożonej oferty klientowi dokument zamówienia od odbiorcy. Po kilku dniach nasz klient przyjeżdża po zamówiony towar - przy jego wydawaniu jest generowany dokument magazynowy - wydanie z magazynu.

• Umożliwiono korzystanie z czytnika kodów kreskowych, w celu wyszukania towaru w magazynie

- tworzymy ofertę dla naszego klienta (Pana Jana Kowalskiego). W tym celu otwieramy dokument oferty (), na którym zakładamy ofertę sprzedania 100kg jabłek po cenie zakupu (czyli bez żadnego narzutu) i wysyłamy ją do klienta drogą elektroniczną.

- po kilku dniach klient wyraził chęć skorzystania z oferty, dlatego wygenerujemy dla niego dokument zamówienia na podstawie dokumentu oferty. W tym celu w module szukamy dokumentu oferty, jaką wysłaliśmy naszemu klientowi - otwieramy ją.

Następnie na jej podstawie generujemy dokument zamówienia klawiszem .

Ponownie możemy wysłać dokument klientowi na adres email używając do tego przycisku . Zapisujemy naszą operację klikając . Istnieje możliwość zmiany ceny - w tym celu wybieramy towar na dokumencie i klikamy {mini/9.png

- klient przyjechał odebrać zamówiony towar. Podczas wydawania towaru klientowi zostaje wydany również dokument magazynowy WZ () (na podstawie dokumentu zamówienie od odbiorcy). W tym celu tak jak powyżej, najpierw wyszukujemy w module wcześniej wygenerowany dokument zamówienia i na jego podstawie tworzymy dokument wydanie z magazynu, klikając przycisk .

Wizualizacja powiązań

Będąc na etapie wydawania towaru (wystawianie dokumentu WZ) warto zajrzeć do narzędzia wizualizacji powiązań (), gdzie powinniśmy zobaczyć cały powyższy przebieg operacji. Moduł jest graficznym przedstawieniem ikon dokumentów ułatwiających analizę historii przepływu dokumentów, czyli umożliwia w szybki sposób sprawdzenie, jaki dokument powstał z jakiego dokumentu (np. Faktura VAT powstała z Faktury Proforma). Dokumenty te mogą tworzyć dwie różne osoby, a ceny na fakturach mogą się od siebie różnić. Dlatego, będąc w oknie naszego dokumentu, klikamy w przycisk .

Przyjrzyjmy się dokładniej poniższej wizualizacji powiązań.

Na zaznaczonym powyżej obszarze w ramce widzimy kolejność postawania bieżącego dokumentu, na którym się znajdujemy, czyli WZ000009/14 - M1 (). Dokument ten powstał na podstawie szeregu przeprowadzonych procesów, kolejno: utworzonej oferty o nr OF000006/14 - M1 (), a następnie wystawienia dokumentu zamówienia o nr ZO000006/14 - M1 (). Dodatkowo widzimy, że towar na wydaniu z magazynu pochodzi z dokumentu BO (Bilans otwarcia). Dokument WZ został powiązany z dokumentem BO, ponieważ dopiero wydanie zmienia faktyczny stan na magazynie (dokumenty oferta i zamówienie nie zmieniają stanów magazynowych). Na przedstawionej wizualizacji widzimy, że dokument WZ powstał z dwóch dokumentów ZO (zamówienia od klienta) i dokumentu na BO, na którym przyjęty został towar na magazyn. Aby zajrzeć do zawartości któregoś z dokumentów wystarczy dwukrotnie na niego kliknąć.

Pozostała część drzewka (poniżej) przedstawia inne operacje magazynowe, jakie są powiązane już z dokumentem BO (a nie z naszym aktualnym dokumentem). Z prawej strony okna wizualizacji powiązań mamy listę podobnych dokumentów, którymi możemy zarządzać (przeglądać, edytować etc).