Wypożyczalnia – program dla wypożyczalni:

Program do obsługi wypożyczalni LoMag to kompleksowe rozwiązanie, zaprojektowane specjalnie dla branży wynajmu, umożliwiające efektywne zarządzanie swoją wypożyczalnią różnego rodzaju towarów. Procesy takie jak szybkie wypożyczenie i zwrot stają się intuicyjne, co znacząco poprawia jakość obsługi klienta. Program oferuje bezpośredni dostęp do kartoteki towarów oraz kartoteki wypożyczających, zapewniając pełną kontrolę nad swoimi produktami i usługami. 

Oprogramowanie dla wypożyczalni

Moduł wypożyczalni z programem LoMag doskonale sprawdzi się jako narzędzie do zarządzania wypożyczalnią dowolnego rodzaju towaru:

• Obsługa wypożyczalni narzędzi, elektronarzędzi, sprzętu ogrodniczego,
• Oprogramowanie dla wypożyczalni sprzętu budowlanego i maszyn budowlanych,
• Program dla wypożyczalni samochodów, motocykli, samochodów dostawczych, przyczep i innych pojazdów,
• Obsługa wypożyczalni sprzętu rehabilitacyjnego,
• Program do wypożyczalni strojów i sukien ślubnych,
• Oprogramowanie do wynajmu sprzętu sportowego i turystycznego: nart, rowerów, snowboardu, namiotów,
• Wypożyczalnia sprzętu wodnego: kajaków, rowerków wodnych i łodzi,
• Oprogramowanie do wynajmu sprzętu oświetleniowego, estradowego, nagłaśniającego,
• Program do wypożyczalni płyt DVD, gier, konsol

Moduł wypożyczalni programu magazynującego LoMag jest zaprojektowany tak, aby zwiększyć elastyczność zarządzania dla zarówno dużych firm, jak i małych podmiotów gospodarczych, które mogą być zwolnione z podatku VAT. Program oferuje możliwość dostosowania ustawień wypożyczeń do różnych stawek VAT, jak również umożliwia realizację wypożyczeń bez naliczania VAT, co zwiększa jego uniwersalność i dostosowanie do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstw.

1 Wypożyczenia - Zarządzanie wypożyczeniami i rezerwacjami.

Aby uruchomić moduł należy wybrać z menu głównego .

Po uruchomieniu modułu wypożyczenie zostanie wyświetlona aktualna lista wypożyczonych towarów oraz menu narzędziowe, przeznaczone do zarządzania listą.

1.1 Pasek narzędziowy w Wypożyczeniach

W module znajduje się menu narzędziowe, dzięki któremu możemy między innymi dodawać, edytować, czy filtrować dokumenty wypożyczeń w środowisku oprogramowania magazynowego LoMag.

Poniżej omówimy skrótowo działania poszczególnych narzędzi, a następnie przejdziemy do szczegółowego opisania niektórych z nich.

pole wyszukiwań, służy do szukania dokumentów po informacjach tekstowych dokumentów, np. po nazwie, kodzie, grupie produktu, kontrahencie.

przycisk służący do dodania nowego wypożyczenia.

przycisk służący do edytowania wypożyczenia.

przycisk służący do usunięcia dokumentu wypożyczenia z listy.

• UWAGA! Nie można usunąć dokumentu z listy wypożyczeń, jeśli dokument jest powiązany z innymi dokumentami. Dla przykładu towar został zwrócony i istnieje powiązanie dokumentu wypożyczenia z dokumentem zwrotu i FV.

przycisk umożliwiający wydruk listy wypożyczeń.

przycisk umożliwiający eksportowanie listy wypożyczeń do pliku Excel (xls).

przycisk umożliwiający eksportowanie listy wypożyczeń do pliku Adobe (pdf).

rozwijane menu służące do filtrowania listy wypożyczeń z danego okresu czasu, np. z ostatnich 7 dni.

 rozwijane menu służące do filtrowania listy wypożyczeń z konkretnym statusem, np. Wypożyczony.

1.2 Dodawanie nowego wypożyczenia.

Aby dodać nowe wypożyczenie dla naszego magazynu, z menu narzędziowego wybieramy przycisk Dodaj (), po czym zostanie wyświetlone okno dialogowe 

W oknie   znajdziemy szereg pól do wypełnienia informacji o nowym wypożyczeniu. Dodajmy zatem nowe wypożyczenie do naszej bazy, omawiając kolejno widoczne pola.

Pierwszym krokiem, jaki należy wykonać, jest określenie kontrahenta, dla którego chcemy wystawić dokument. Możemy to zrobić, odszukując istniejącego już w bazie kontrahenta z listy, lub poprzez dodanie go klikając na ikonę

Kolejnym krokiem jest określenie daty wystawienia dokumentu, daty wypożyczenia oraz zwrotu towaru. Data wystawienia dokumentu – należy ustawić datę, kiedy dokument został przygotowany. Dla daty wypożyczenia, należy ustawić datę, kiedy towar ma być/został wypożyczony, zaś dla daty zwrotu należy określić, kiedy dany towar ma być zwrócony. Numer dokumentu jest generowany automatycznie – zawsze można ręcznie zmienić jego nazwę, klikając na czerwone pole i wpisując własne wartości.

Następnie należy dodać produkty, które chcemy wypożyczyć kontrahentowi. W tym celu należy kliknąć aby pojawiło się nam nowe okienko o nazwie Dodaj Wypożyczenie, z możliwością zdefiniowania wypożyczanego produktu, ceny, jednostki rozliczeniowej, stawki VAT oraz kaucji za wypożyczenie.

W oknie należy zdefiniować podstawowe właściwości dla wypożyczanego towaru – Towar, Ilość, Jednostka Rozliczeniowa, Cena netto – pozostałe kwoty /pola są kalkulowane na podstawie czterech podanych wyżej obowiązkowych parametrów. Dodatkowymi, nie obowiązkowymi polami, są kaucja oraz uwagi.

W polu Towar należy wybrać towar z naszego magazynu, który chcemy wypożyczyć; u nas dla przykładu jest to wiertarka udarowa firmy Makita. Następnie należy określić ilość wypożyczanego towaru – w tym przykładzie jest to 5 sztuk (po lewej stronie mamy informację jaki jest obecnie stan tego towaru na magazynie). Należy ustalić jednostkę rozliczeniową dla danego towaru: w tym przypadku kalkulacja będzie dobowa – można jednostkę zmienić na minuty,godziny, pełną dobę lub zdefiniować własną jednostkę rozliczeniową. Podając cenę netto dla 1 sztuki wypożyczanego towaru ( w naszym przypadku jest to 1 sztuka wiertarki udarowej firmy Makita) program LoMag automatycznie skalkuluje cenę brutto dla jednej sztuki oraz wartość netto oraz brutto dla pełnego zamówienia ( w przypadku przez nas omawianym dla 5 sztuk wiertarek).

Stawki VAT można zmieniać poprzez rozwijane menu – automatycznie przy zmianie stawki nastąpi kalkulacja wartości brutto dla pól cena brutto, wartość brutto oraz w przypadku wypełnienia kaucji – pole kaucja brutto. Dodatkowymi nie obowiązkowymi polami są: kaucja netto/brutto, w którym możemy wpisać kwotę kaucji za wypożyczenie, na podstawie której zostanie skalkulowana kaucja brutto/netto według stawek VAT wybranych z rozwijanego menu. W uwagach użytkownik programu może sobie wpisać z czym związana jest kaucja lub jakiekolwiek inne informacje na temat wypożyczanego towaru.

Jeśli wszystkie wprowadzone przez nas dane są poprawne – klikamy przycisk OK.

Po dodaniu nowego towaru do wypożyczenia pojawi się on na liście w otwartym dokumencie. Do dokumentu można dodać kolejne towary, klikając w i uzupełniając okno jak w poprzednim kroku.

W dokumencie wypożyczenia posiadamy menu do zarządzania listą; możemy w nim między innymi dodawać nowe linie(towary), edytować istniejące wypożyczenia, eksportować listę wypożyczeń, itp. Poniżej skrótowo jest omówiona ich funkcjonalność:

przycisk służący do dodania nowego towaru do dokumentu wypożyczenia.

ikona służąca do edycji zaznaczonej linii w dokumencie wypożyczeń.

przycisk służący do usunięcia zaznaczonej linii w dokumencie wypożyczeń.

przycisk służący do ukazania historii towaru (historia towaru została opisana w instrukcji dla kartoteki towarów).

przycisk umożliwiający eksportowanie listy wypożyczeń do pliku Excel (xls).

przycisk służący do ukazania powiązań dla danego towaru.

W dolnej części okna znajduje się podsumowanie otwartego dokumentu wypożyczenia. Znajdziemy tam informacje na temat ilości wypożyczonych towarów, wartości netto oraz brutto jak i o ilości pozycji wypożyczeń.

1.3 Statusy wypożyczeń

Dokument wypożyczeń może posiadać 5 statusów – opisy oraz akcje z nimi związane można sprawdzić z poziomu otwartego dokumentu wypożyczenia klikając w ikonę lub poprzez kliknięcie w menu głównym

1.4 Generowanie oraz drukowanie dokumentu wypożyczenia.

Po ustawieniu daty wypożyczenia, daty zwrotu oraz zdefiniowaniu towarów, które chcemy wypożyczyć, można przejść do menu głównego dokumentu wypożyczenia. Możemy w nim drukować potwierdzenie wypożyczenia, generować zwroty itp.

– Przycisk służy do wygenerowania pliku PDF dla otwartego dokumentu.

- Przycisk służący do wydruku obecnego dokumentu.

– Przycisk służący do otworzenia edytora szablonów dla obecnie drukowanego dokumentu ( Jak edytować szablon dokumentu magazynowego za pomocą edytora LoMag dowiesz się tutaj).

– Przycisk służący do wysłania dokumentu PDF na adres e-mail kontrahenta.

- Przycisk służący do wygenerowania zwrotu towaru.

– Przycisk służący do zapisania danych dokumentu i zamknięcia okienka.

– Przycisk służący do anulowania zmian wprowadzonych w dokumencie i zamknięcie bieżącego okna.

1.5 Wypożyczenie przedmiotu.

W momencie tworzenia nowego dokumentu wypożyczenia ma on status Otwarty. Dopiero przy generacji pliku PDF lub dokonania wydruku, status dokumentu zostaje zmieniony na Wypożyczony.

Aby wygenerować plik PDF należy w otwartym dokumencie kliknąć na przycisk . Po wykonaniu tej akcji powinien wygenerować się plik PDF, zapisać na dysku i automatycznie otworzyć, np. w programie Adobe Reader. Do wydruku dokumentu należy kliknąć w przycisk – wyświetli nam się podgląd wydruku (zbliżony do wygenerowanego pliku PDF), w którym możemy zlecić druk.

Użytkownik oprogramowania LoMag w wygenerowanym pliku/wydruku dokumentu planowanego wypożyczenia posiada informacje takie jak:

• numer dokumentu wypożyczenia,
• daty wystawienia dokumentu, zaplanowanego czasu wypożyczenia towaru oraz planowanego zwrotu towaru,
• informacje o planowanym czasie wypożyczenia towarów,
• dane wypożyczenia właściciela towarów i kontrahenta,
• nazwy wypożyczonych przedmiotów, ich ilość, cena oraz koszty wypożyczenia,
• realna wartość towaru, który będzie wypożyczony kontrahentowi,
• podsumowanie kosztu wypożyczenia, z uwzględnieniem kaucji (jeśli została ujęta przy wypożyczeniu towaru)

Po zmianie statusu na wypożyczony nasz dokument wypożyczenia na liście zmieni status z Otwarty na Wypożyczony. W kolumnie wartość dokumentu jest podana Wartość towarów przez nas wypożyczonych, zaś w kolumnie Wartość wypożyczenia – kwotę netto, jaką kontrahent będzie musiał zapłacić za wypożyczenie towarów.

2. Generowanie zwrotów w programie dla wypożyczalni LoMag

2.1. Wyszukiwanie dokumentów do zwrotu.

Aby odnaleźć dokument wypożyczenia, dla którego należy wygenerować zwrot, najłatwiej jest posłużyć się wyszukiwarką na liście wypożyczeń wpisując numer dokumentu wypożyczenia; aby do niej przejść należy kliknąć

Jeśli nie znamy numeru dokumentu wypożyczenia, możemy spróbować odnaleźć dokument poprzez wyszukanie nazwy kontrahenta. W tym celu należy w wyszukiwarce wpisać jego nazwę. Lista może posiadać wiele wpisów, gdyż dany kontrahent mógł u nas być stałym klientem i nie było to jego pierwsze wypożyczenie.

W przypadku, kiedy nie znamy numeru dokumentu wypożyczenia, zaś wyszukiwanie po nazwie kontrahenta zawiera zbyt wiele wpisów, aby móc odnaleźć pożądane wypożyczenie można posłużyć się filtrem daty. Filtr ten może nam także posłużyć do celów statystycznych, np. można wyflitrować ile wypożyczeń było w ciągu ostatnich 7 dni, obecnego tygodnia czy miesiąca. Wyfiltrowane wyniki możemy wydrukować, klikając w przycisk lub wyeksportować do pliku .xls klikając w przycisk

Aby utworzyć niestandardowy filtr daty należy kliknąć

Pojawi nam się okienko, w którym będziemy mogli ustawić filtr dla zadanego okresu dat. Po ustawieniu go należy kliknąć przycisk OK. Należy zwrócić uwagę, iż ten filtr jest odpowiedzialny za datę wystawienia dokumentu wypożyczenia, a więc nie zostaną w tym filtrze dokumenty z datą wypożyczeń oraaz zwrotów.

2.2 Zwrot wypożyczenia

Kiedy znajdziemy odpowiedni dokument wypożyczenia, należy go otworzyć dwukrotnie klikając na niego lewym przyciskiem myszki lub zaznaczając go i klikając przycisk

Po otworzeniu edycji dokumentu wypożyczenia należy zweryfikować datę zwrotu towaru – kontrahent zawsze może oddać wypożyczony towar wcześniej lub spóźnić się o parę dni. Możliwe jest także edytowanie numeru dokumentu.

Jeżeli wszystkie parametry w dokumencie są ustawione poprawnie i kontrahent zwrócił wypożyczony towar, należy użyć przycisku

Jeśli użytkownik programu LoMag popełnił błąd w dacie zwrotu – zawsze może ją edytować po wygenerowaniu zwrotu, klikając na pole odpowiedzialne za datę zwrotu i wybierając poprawną wartość. Przy próbie generowania pliku PDF lub druku dokumentu, wyświetli się użytkownikowi informacja, iż data zwrotu uległa zmianie oraz zapytanie, czy przeliczyć ceny elementów zwrotu dla nowego zakresu dat.

2.3 Manuale wprowadzanie czasu wypożyczenia.

Od wersji programu magazynowego 5.5.4.0 możliwe jest skorzystanie z manualnego wprowadzania czasu wypożyczonego towaru. W tym celu na poniższym zrzucie ekranu wypożyczyliśmy towar o nazwie wiertarka udarowa MAKITA w ilości jednej sztuki gdzie jednostką rozliczeniową jest doba. Dokument został wystawiony 1 Lutego 2020 roku, a zadeklarowana ilość dni wypożyczenia wynosi 10 dni (od 10 do 20 Lutego 2020 roku).

Generując wrot wcześniej zapisanej rezerwacji poprzez wciśnięcie przycisku generuj zwrot - który spowoduje wyświetlenie się okna z nowym dokumentem zwrotu towaru. Należy zwrócić uwagę iż data wystawienia oraz zwrotu dokumentu została automatycznie ustawiona na obecną datę tzn. drugiego marca 2020. W celu zmiany tych dat należy kliknąć w dany atrybut i wprowadzić ręcznie poprawną wartość. W przypadku braku zmiany daty zwrotu - program policzy kontrahentowi 22 jednostek rozliczeniowych wypożyczenia towaru (rok przestępny), zamiast uprzednio zadeklarowanych dziesięciu ( 10 - 20 luty 2020).

Dwukrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszki na wybraną pozycję na dokumencie, lub zaznaczając go a następnie wciskając przycisk spowoduje wyświetlenie podglądu wypożyczenia dla danego towaru.

Domyślnie program ma zaznaczoną opcję automatycznego obliczania czasu wypożyczenia. Odznaczając to pole wyboru, kolumna ilość jednostek zostanie podświetlona na czerwono, a użytkownik oprogramowania LoMag będzie mógł ręcznie wprowadzić ilość jednostek. Na poniższym przykładzie została ona zmieniona z 22 na 20 jednostek - jako promocja dla klienta (możliwe jest wprowadzanie wartości dziesiętnych). Zmiany zapisujemy wciskając przycisk OK.

Po wprowadzeniu zmian na dokumencie możemy zauważyć ze wartość brutto faktury jest obliczona przy założeniu 20 jednostek dla ceny 36,90zł brutto od jednej.

2.4 Wydruk zwrotu wypożyczenia.

Aby wydrukować potwierdzenie zwrotu wypożyczenia dla klienta należy zapisać plik jako PDF (klikając na ikonę ) a następnie drukując go lub bezpośrednio przejść do możliwości wydruku, klikając w programie przycisk odpowiedzialny za druk dokumentu . Należy się upewnić, że wydruk dokumentu lub zapis pliku PDF dotyczy zwrotu wypożyczenia.

2.5 Lista zwrotów wypożyczeń.

Aby przejść do listy zwróconych towarów należy kliknąć w górny menu , a następnie z rozwijanego menu wybrać przycisk

Na liście zwrotów są wszystkie dokumenty dla towarów, które zostały już zwrócone. Aby wyszukać odpowiedni dokument można posłużyć się wyszukiwarką oraz filtrami, które zostały opisane w podrozdziale 2.1.

3. Generowanie faktur VAT oraz paragonów.

W rozwijanym menu użytkownik programu ma możliwość wybrania preferowanej formy dokumentacji dla każdego wypożyczenia, co zapewnia kompleksowe zarządzanie ewidencją wystawionych faktur i paragonów w ramach usług wypożyczalni.