Kartoteka Towarów - instrukcja obsługi

Zanim w programie LoMag zaczniemy wystawiać dokumenty magazynowe, należy zdefiniować i opisać towary. "Kartoteka Towarów" to lista wszystkich produktów i usług, jakie będą wykorzystywane na dokumentach. Oprogramowanie LoMag pozwala swobodnie zarządzać listą towarów i opisać produkty w taki sposób, aby odzwierciedlały potrzeby danej firmy. Poniższa instrukcja pokazuje, jak dopasować kartotekę towarów do własnych potrzeb, poprawnie dodać, wyszukać oraz edytować towary w programie LoMag.

1. Kartoteka towarów

1.1 Uruchomienie kartoteki towarów.

Aby uruchomić moduł należy wybrać z menu głównego , lub używając klawisz skrótu Ctrl+T.

Uruchomić okno można również używając ikony , znajdującej się na pasku narzędziowym.

Po uruchomieniu kartoteki towarów zostanie wyświetlona aktualna lista towarów z danego magazynu oraz menu narzędziowe, przeznaczone do zarządzania towarami.

1.2 Pasek narzędziowy w kartotece towarów.

W module znajduje się menu narzędziowe, dzięki któremu możemy między innymi dodawać, edytować, czy usuwać towary w środowisku oprogramowania magazynowego LoMag.

Poniżej omówimy skrótowo działania poszczególnych narzędzi, a następnie przejdziemy do szczegółowego opisania niektórych z nich.

- pole wyszukiwań, służy do szukania towarów po informacjach tekstowych towarów, np. po nazwie, kodzie, grupie produktu.

- przycisk służący do dodania nowego towaru.

- przycisk służący do edytowania towaru.

- przycisk służący do usunięcia towaru.

• Usunięcie towaru z kartoteki jest możliwe, jeśli towar nie jest wykorzystywany na dokumentach.

- przycisk służący do sprawdzenia historii (ruchu magazynowego) danego towaru.

- przycisk służący do wyświetlania tylko i wyłącznie towarów z danym statusem, np. stanem minimalnym.

- przycisk służący do wyświetlania tylko i wyłącznie towarów z danej grupy towarowej, np. owoce.

- przycisk umożliwiający wydruk listy towarów.

- przycisk umożliwiający eksportowanie listy towarów do pliku Excel (xls).

- przycisk umożliwiający wydruk, wygenerowanie oraz utworzenie nowej etykiety towaru. Jak wydrukować, wygenerować lub utworzyć nową etykietę dowiesz się tutaj.

1.3 Kartoteki towarów - konfiguracja:

Układem kolumn w module możemy dowolnie zarządzać. Na przykład możemy zarządzać wyświetlaniem dowolnych kolumn, zmieniać nazwę kolumn, etc. W przypadku potrzeby zarządzania kolumnami używamy opcji , którą znajdziemy pod listą towarów.

Klikając w zostanie uruchomiony interfejs . W pierwszej części interfejsu znajdziemy pola z kolumnami ukrytymi () oraz wyświetlanymi () w oknie . Druga część okna umożliwia nam na zmianę nazwy kolumny () oraz dostosowanie liczby miejsc po przecinku () i szerokości () danej kolumny.

Dla przykładu skorzystamy z możliwości wyświetlenia kolumn; chcielibyśmy wyświetlić ważną dla nas kolumnę, która teraz jest ukryta - niech będzie to kolumna ze zdjęciem towaru. Aby wyświetlić wyznaczoną przez nas kolumnę ("zdjęcie"), zaznaczamy jej pozycję w polu , następnie przenosimy ją do pola , używając przycisku .

Przeprowadzoną zmianę zatwierdzamy przyciskiem . Od teraz w kartotece towarów będzie znajdować się kolumna ze zdjęciem produktów (patrz poniżej).

Poprzez ustawienia kolumn () możemy zmienić również nazwy poszczególnych kolumn. Dla przykładu zmienimy nazwę kolumny "Zdjęcie" na "Fotografia". W tym celu zaznaczamy pozycję danej kolumny w oknie , a następnie w polu nadajemy jej nową nazwę. Dokonane zmiany zatwierdzamy klawiszem .

Jak widzimy powyżej została zmieniona nazwa kolumny "Zdjęcie" na "Fotografia". Ponadto w module możemy zmienić pole oraz pole danych kolumn. W każdym momencie możemy również wrócić do domyślnych ustawień - w tym celu korzystamy z przycisku , który znajduje się w dolnej części interfejsu okna .

Obok omawianego wyżej przycisku do zarządzania kolumnami () znajdziemy również możliwość stronicowania listy towarów. Funkcja automatycznego stronicowania jest włączona domyślnie. Jeżeli chcemy, aby moduł wyświetlał nam wszystkie produkty na jednej rozwijanej liście, używamy funkcji - (funkcja stronicowania zostanie wyłączona). W celu włączenia ponownie stronicowania używamy klawisza . Używając stronicowania w celu przejścia na pierwszą, poprzednią, następną oraz ostatnią stronę, używamy kolejno klawiszy . Strony tworzone są automatycznie do ilości towarów oraz wielkości okna .
Klawisze służące do przechodzenia do kolejnych stron () w pewnych sytuacjach mogą być nieaktywne, np. klawisze do strony pierwszej i poprzedniej są nieaktywne w przypadku, gdy znajdujemy się na stronie nr 1 lub wszystkie klawisze są zablokowane, ponieważ nasze produkty zostały wyświetlone tylko na jednej stronie. Przycisk służy do zarządzania filtrami w kartotece towarów.

Dodatkowo moduł ten umożliwia nam sortowanie informacji po danej kolumnie, np. sortowanie nazw produktów (alfabetycznie) lub sortowanie stanu magazynowego (od najmniejszego do największego). Aby skorzystać z funkcji sortowania po danej kolumnie, musimy kliknąć lewym przyciskiem myszy na pozycję danej kolumny, np. "Stan".

Po kliknięciu na pozycję kolumny widzimy, że obok nazwy kolumny widnieje znaczek , który informuje nas o tym, że zostało włączone sortowanie od najmniejszej do największej wartości danej kolumny. Klikając drugi raz w tę samą pozycję kolumny, znaczek () znajdujący się przy nazwie kolumny, zmieni swój wygląd (), a mechanizm sortowania zmieni się, sortując wartości od największej do najmniejszej.

W taki sam sposób jak powyżej, możemy włączyć sortowanie dla dowolnej kolumny znajdującej się w oknie .

1.4 Dodawanie nowego towaru.

Aby dodać nowy towar do naszego magazynu (programu), z menu narzędziowego wybieramy przycisk , po czym zostanie wyświetlone okno dialogowe .

W oknie znajdziemy szereg pól do wypełnienia informacji o nowym produkcie. Dodajmy zatem nowy produkt do naszej bazy, omawiając kolejno widoczne pola.

Dla przykładu dodamy nowy produkt, będzie to "Tuńczyk" - ryba. W tym celu w polu wpisujemy nazwę naszego produktu - "Tuńczyk".

Następnie w polu nadajemy numeryczny kod kreskowy produktu (Tuńczyka) lub generujemy go automatycznie, używając przycisku .

Aby rozpocząć możliwość automatycznego generowania kodów kreskowych musimy najpierw utworzyć pierwotny kod – wpisując ręcznie pierwszy kod do pola „Kod kreskowy”. Kolejne kody będą się automatycznie generować według ustalonej struktury kodu - mamy możliwość tworzenia kodów według globalnych norm (np. kod EAN-13, który jest 13 znakowy, składający się z 13 znakowego ciągu liczb, w którym ostatnia cyfra jest cyfra kontrolną), lub istnieje możliwość tworzenia własnych kodów. Dla przykładu, korzystając z kodowania EAN-13 tworzymy pierwszy, 13 cyfrowy kod: „5900635000022” dla danego produktu. Dla następnego towaru generujemy już automatycznie kod za pomocą przycisku „Generuj”, który będzie miał następującą postać „5900635000032” – jak widzimy przedostatnia cyfra w tym ciągu liczb zmieniła się o jeden. Ostatnia liczba pozostaje bez zmian ponieważ jest sumą kontrolną kodu EAN-13.
W przypadku generowania własnych kodów, podobnie jak dla powyższego przykładu EAN-13 musimy utworzyć najpierw pierwszy własny kod np. „001” (lub dodając na początku literę jako prefix „K001”), a kolejne kody dla następnych towarów będą automatycznie generowane kolejno, czyli „002”, „003”, „004”... (lub „K002”, „K003”, „K003”). Program próbuje zawsze wygenerować kolejny kod po ostatnio zapisanym. Jeśli ostatnio zapisany towar miał pusty kod to kolejny towar będzie miał domyślny kod „10000”.

W kolejnym polu wybieramy grupę towaru - wpisujemy nową nazwę asortymentu dla naszego produktu lub wybieramy z rozwijanego pola istniejącą już grupę towarów (patrz poniżej).

W naszym przypadku istniejące już grupy towarów nie odpowiadają typowi naszego nowego produktu, a więc musimy dodać nowy asortyment - wpisujemy nazwę nowej grupy towarów (w naszym przypadku nazywamy ją "Ryby"). Przechodzimy do pola , wybieramy jednostkę (szt. lub kg) produktu z rozwijanej listy. Mamy również możliwość dodania nowej jednostki miary, wpisując ją po prostu w danym polu.

Następnie znajdziemy kilka pól dotyczących ilości towaru na stanie magazynowym. W polu oraz polu określamy minimalną oraz maksymalną ilość towaru, jaką chcemy posiadać w naszym magazynie. W polu określamy ilość towaru początkowego, czyli ilości towaru, jaka znajduje się już w naszym magazynie. W celu ustawienia pierworodnej ceny produktu wykorzystujemy pole .

Dla przykładu określamy stan minimalny, np. 10 - zatem nie chcemy mniej niż 10 [jednostek] danego produktu na stanie magazynowym. Maksymalna ilość towaru (), jaką chcemy przechowywać w magazynie, to np. 1 000 [jednostek] danego towaru. Określamy również stan początkowy, np. 20 [jednostek] danego towaru - taką ilość danego produktu posiadamy już na stanie magazynowym. Cenę początkową () towaru wyceniamy na, np. 20zł [za jednostkę].

• Podczas procesu edytowania towaru w kartotece (w przyszłości) nie ma możliwości zmiany stanu początkowego, jeśli towar jest już wykorzystywany na dokumentach.

Przechodzimy do kolejnej części interfejsu - ; określamy cenę zakupu () - w naszym przykładzie będzie to, np. 20zł (jest to cena, po której nabyliśmy produkt) oraz ustalamy domyślny narzut (), np. 30% - tyle właśnie chcemy zarobić na danym produkcie. Pole zostanie automatycznie wyliczona na podstawie wcześniej podanych informacji (pola: , ).

• Sugerowane ceny nie są polami obowiązkowymi, ale przyspieszają generowanie dokumentów. Po wybraniu produktu na nowym dokumencie oprogramowanie będzie sugerowało ceny, jakie ustaliśmy w kartotece towaru. Ceny można dowolnie ustalać na dokumentach, jeśli jednak ceny zmieniają się rzadko, warto zdefiniować je od czasu do czasu w kartotece. Jeśli prowadzimy ewidencję towarów bez sprzedaży z zyskiem, marża powinna pozostać zerem.

Istnieje możliwość wyłączenia pól i informacji na temat cen sugerowanych; aby tego dokonać musimy przejść do , do zakładki .

W celu wyłączenia informacji o cenach sugerowanych odznaczamy pole i zatwierdzamy zmiany przyciskiem .
Od tego momentu w oknie oraz oknie nie ma pól o danych cenowych (patrz poniżej).

Jeżeli jednak chcemy decydować o cenach produktów w module , ale ustalać ceny kwotowo (bez narzutu lub marży), musimy przejść z powrotem do zakładki , w pierwszej kolejności zaznaczamy przed chwilą odznaczone pole (), następnie zaznaczamy pole .

Po tych czynnościach w oknach oraz pojawiły się dwa pola oraz .

Jeżeli chcemy powrócić do początkowych (domyślnych) ustawień, dotyczących sugerowanej ceny, musimy przejść do ustawień oraz zaznaczyć opcję .

Uzupełniliśmy wszystkie podstawowe i najważniejsze informacje dotyczące dodania nowego towaru do bazy danych naszego magazynu. Przed zapisem dodatkowo możemy dodać zdjęcie towaru. W tym celu używamy przycisku , po którym zostanie uruchomione okno dodania fotografii produktu.

Wybieramy fotografię towaru (z dysku naszego komputera), następnie klikamy przycisk . Fotografia zostanie wczytana do oprogramowania magazynowego LoMag.

Tak oto powiększyliśmy informacje na temat towaru o zdjęcie produktu. Dodajemy nasz nowy towar do magazynu (bazy), używając w tym celu przycisk .

• Podczas zapisywania nowego produktu, w przypadku utworzenia nowej grupy towarów, zostaniemy zapytani, czy podana przez nas grupa towarowa ma zostać zapisana do bazy oprogramowania - potwierdzamy utworzenie nowej grupy.
• Podczas zapisywania nowego produktu, w przypadku utworzenia nowej jednostki (miary) towarów, zostaniemy zapytani, czy podana przez nas jednostka towarowa ma zostać zapisana do bazy oprogramowania - potwierdzamy utworzenie nowej jednostki miary.
• Opcję "Usługa (brak stanów magazynowych)" używamy wówczas gdy nasze dobro, którym dysponujemy, jest usługą, a nie towarem fizycznym, np. transport. Zaznaczając tę opcję znikną pola związane z stanem magazynowym oraz ceną.

• Z opcji "Towar archiwalny (nieużywany)" korzystamy wówczas, gdy przestajemy używać danego dobra. Czyli po prostu go archiwizujemy. Towar zarchiwizowany nie wyświetla się już dłużej w kartotece towarów. Aby odszukać zarchiwizowany towar należy skorzystać z funkcji wyszukiwania towarów, która jest opisana w niniejszej instrukcji.
• Z opcji "Ten towar powstaje jako produkt" korzystamy wówczas, gdy produkt składa się z kilku podproduktów. Taki towar znajduje swoje zastosowanie na dokumencie kompletacji, a przeznaczony jest do wspomagania procesu produkcji lub do kompletacji złożonego zamówienia. Cały proces kompletacji został opisany tutaj w części „3.9 Kompletacja"

W znajdziemy pozycję z informacjami na temat naszego nowego towaru (patrz poniżej).

Zauważmy, że znajduje się tam również miniatura zdjęcia towaru, które przed chwilą dodaliśmy. W celu podglądu fotografii najeżdżamy kursorem na miniaturę, po czym zostanie wyświetlony podgląd zdjęcia produktu, tak jak na poniższym rzucie ekranowym.

Program magazynowy LoMag jest bardzo przyjaznym oprogramowaniem, pozwala użytkownikom na dodawanie kolumn dedykowanych, czyli potocznie mówiąc dodawanie własnych dowolnych pól (kolumn) informacyjnych na temat produktów. Na przykład chcielibyśmy, aby nasze produkty w bazie oprogramowania zawierały pewną informację, np. informację na temat koloru towaru - w tym celu korzystamy z funkcji .

Dodajmy zatem dla przykładu pole informacyjne na temat koloru produktu. W tym celu przechodzimy do ustawień oprogramowania; musimy zatem zapisać nasz towar, używając przycisku .

Następnie przechodzimy do ustawień oprogramowania, wybierając z menu głównego programu lub używając klawisz skrótu Ctrl+U.

Przechodzimy do zakładki .

Jako że nasza informacja, dotycząca koloru produktu, jest informacją tekstową, w tym przypadku interesują nas pola w części okna . Jeżeli będziemy chcieli zamieścić informację liczbową (na temat towaru), korzystamy z części .

Zaznaczamy , a następnie wpisujemy nazwę kolumny "Kolor towaru" i zatwierdzamy przyciskiem .

W celu dodania informacji o kolorze naszego produktu, który przed chwilą dodaliśmy, musimy przejść do edycji. Wracamy do modułu , zaznaczamy nasz produkt i klikamy - zostanie wyświetlone okno (towaru).

W okienku znajdziemy nowe pole (zaznaczone na powyższym rzucie ekranowym), w którym nadajemy informację na temat towaru, a w naszym przypadku informację o kolorze produktu. Zatem dodajemy informacje o kolorze towaru, a następnie klikamy przycisk .

• Aby kolumna z nowymi informacjami została wyświetlona w kartotece towaru, musimy w ustawieniach zmienić widoczność tej kolumny z "kolumny ukryte" na "kolumny widoczne".

Kolumny dedykowane umożliwiają nam również dodawanie linków i załączników do stron www (np. link do strony producenta danego towaru). Dodajmy zatem załącznik do dokumentacji naszego produktu, który znajduje się na naszym dysku komputera oraz link do strony www producenta. W tym celu przejdźmy w pierwszej kolejności do , zakładka .
W zakładce kierujemy się do części .

Następnie musimy nadać nazwy nowym polom. Nazwijmy nasze nowe pola (kolumny) "Załącznik 1" oraz "Strona www" - w ten sam sposób jak zrobiliśmy to przed chwilą dla kolumn tekstowych ("Kolor towaru"). Następnie używamy przycisku w celu zapisania zmian.

Powracamy do modułu naszego produktu ("Tuńczyka"), w celu dodania informacji o linkach i załącznikach. A zatem (dla przypomnienia) przechodzimy do kartoteki towarów, zaznaczamy nasz produkt i klikamy , po którym zostanie wyświetlone okno .

W polu znajdziemy dwa nowe pola, które przed chwilą dodaliśmy (, ). Aby dodać informacje o złącznikach musimy podać ich docelowe źródło, korzystając z przycisku lub w polu wpisując ręcznie lokalizację dokumentu.

Dodajmy zatem, za pomocą przycisku , lokalizację do dokumentu na temat produktu. Klikamy w dla pola , po czym zostanie wyświetlone okno , w którym wybieramy dokument, który chcemy załączyć do naszego towaru.

Dla pola podajmy adres strony www (wpisując ręcznie). Klikamy w puste pole, a następnie wpisujemy adres strony internetowej, np. producenta produktu.

Po dodaniu źródeł do dokumentu oraz strony www produktu, klikamy przycisk .

Na powyższym rzucie ekranowym w oknie widzimy kolumny , .

• Aby kolumny z nowymi informacjami zostały wyświetlane w kartotece towaru, musimy w ustawieniach zmienić widoczność tych kolumn z "kolumny ukryte" na "kolumny widoczne".

Program magazynowy LoMag pozwala nam na dodawanie różnego rodzaju towarów fizycznych, jak i usług. Pozwala nam również na obsługę opakowań produktu, które mogą być automatycznie dodane przy ewidencji towarowej. Jeżeli chcemy skorzystać z możliwości opakowań, w pierwszej kolejności przechodzimy do , następnie zaznaczamy opcję .

Następnie dodajemy () nowy towar jako opakowanie, np. "Opakowanie plastikowe 10L". Generujemy dla niego kod kreskowy, a następnie określamy (nową) grupę towaru, np. "Opakowania" oraz (nową) jednostkę miary, np. "Skrzynka". Po czym klikamy przycisk .

Aby przed chwilą dodane opakowanie było automatycznie dodawane do produktów przy ewidencji magazynowej, musimy je określić przy informacjach o towarach - w tym celu edytujmy () przed chwilą dodany przez nas produkt ("Tuńczyk"). Następnie określmy pole i zapisujemy zmiany.

Praktyczne zastosowanie powyższego działania zobaczymy dopiero przy dokumentach magazynowych (opisanych tutaj), w których wraz z dodanym produktem, zostanie automatycznie dodana odpowiednia ilość opakowań (patrz poniżej).

1.5 Kartoteki towarów - filtrowanie:

Program LoMag pozwala na zakładanie różnych filtrów. Funkcja filtrowania w module jest bardzo pomocnym narzędziem, pomaga w szybki sposób wyświetlić odpowiednie produkty po zdefiniowanych przez nas wariantach. Na przykład wyświetlanie tylko i wyłącznie produktów, których nie ma na stanie magazynowym.

Aby utworzyć filtr klikamy prawym przyciskiem myszy na nazwę kolumny (patrz poniżej), po której chcemy nadać filtr. Dodać filtr można również za pomocą przycisku , znajdującego się w dolnej części interfejsu okna .

Dla przykładu dodajmy filtr, który wyświetli tylko i wyłącznie produkty, których nie ma na stanie magazynowym. Zatem musimy utworzyć filtr do kolumny "Stan". Aby dodać filtr najeżdżamy kursorem no kolumnę "Stan", następnie klikamy prawym przyciskiem myszy na kolumnę - zostanie wyświetlone menu, wybieramy .

Zostało wyświetlone okno . Chcemy, aby nasz filtr uwzględniał tylko i wyłącznie produkty z zerowym stanem magazynowym. W tym celu po wybraniu kolumny musimy określić znak równania oraz wartość, czyli dla kolumny "stan" wybieramy znak równania, który będzie równy wartości 0.00 (patrz poniżej). Po ustawieniu parametrów zatwierdzamy filtr przyciskiem .

Filtr jest automatycznie aktywny po zatwierdzeniu. W kartotece towarów zostały wyświetlone wszystkie produkty, których stan, jak ustaliliśmy, jest równy zero. Przykład tego działania pozwala nam na szybkie określenie, których produktów nie ma już na stanie i można byłoby się w nie ewentualnie zaopatrzyć.

Aby ponownie wyświetlić wszystkie towary w module , musimy wyłączyć nadany filtr. Przed wyłączeniem warto go jednak zapisać do pamięci programu, aby służył nam w przyszłości. W tym celu najeżdżamy na kolumnę "Stan" lub klikamy w , następnie wybieramy (w celu zapisania filtra do pamięci oprogramowania). Zostanie wyświetlone okno zapisu (), w którym podajemy nazwę utworzonego przez nas filtra, np. "Stan = 0" i zapisujemy przyciskiem .

W celu wyłączenia aktywności filtra wybieramy , po czym zostaną wyświetlone wszystkie towary, a filtr przestanie być aktywny.

W każdej chwili (w przyszłości) możemy uruchomić zapisany filtr, w tym celu korzystamy z przycisku , po którym zostanie wyświetlone okno z funkcjami filtrów oraz listą utworzonych oraz zapisanych filtrów (patrz poniżej). Aby uruchomić zapisany filtr, wybieramy go z listy, np. "Stan = 0".

Moduł filtrowania w kartotece towarów pozwala na dodawanie zaawansowanych filtrów, składających się z wielu wariantów. Przykładem może być utworzenie filtra po grupie oraz kolorze towaru. Utwórzmy dla przykładu filtr składający się z dwóch elementów ("Grupa" i "Kolor towaru"). W tym celu uruchamiamy nowy filtr dla wyznaczonych kolumn, w pierwszej kolejności ustawimy filtr dla kolumny "Grupa", uruchamiamy filtr analogicznie jak zrobiliśmy to z kolumną "stan", czyli , zostanie wyświetlone okno .

Ustawiamy filtr dla kolumny "Grupa"; chcemy, aby nasz nowy filtr wyświetlał wszystkie towary z grupy "owoce", czyli klikamy w , następnie zapisujemy filtr (). W celu dodania drugiego wariantu filtra ("Kolor towaru") klikamy w .

Zostało wyświetlone okno ; chcemy na przykład, aby filtr wyświetlał produkty po kolorze, np. czerwonym, ustawiamy zatem , następnie klikamy .

Tym oto sposobem utworzyliśmy dwuczęściowy filtr, który będzie wyświetlał wyłącznie produkty z grupy owoce w kolorze czerwonym.

Taki filtr również możemy zapisać (), podając nazwę, np. "czerwone owoce". Filtr po zapisaniu będzie wyświetlany w menu narzędziowym () - tak jak poniżej.

Filtry możemy w każdej chwili usunąć z pamięci oprogramowania; w tym celu musimy przejść do funkcji , aby tego dokonać klikamy w ikonkę następnie w wybieramy pole . Zostanie uruchomiony moduł .

W celu usunięcia jednego z filtrów z pamięci oprogramowania, w pierwszej kolejności z kolumny wybieramy dany filtr, a następnie klikamy .

Powyższe czynności spowodują usunięcie filtra na stałe z pamięci oprogramowania. Moduł pozwala nam również na eksport i import filtrów.
W celu eksportowania jednego z filtrów na dysk naszego komputera, w pierwszej kolejności z kolumny wybieramy dany filtr, a następnie klikamy .

Zostanie uruchomione okno dialogowe zapisu filtru na dysku komputera. W pierwszej kolejności wybieramy lokalizację zapisu pliku na dysku, podajemy nazwę pliku, a następnie klikamy .

• Filtr zostanie zapisany (eksportowany) na dysk w formacie XML.

W celu importowania do oprogramowania wcześniej eksportowanego filtru w module , wybieramy , po czym zostanie wyświetlone okno importowania filtra z pliku.

• Pamiętaj, aby filtr został poprawnie zaimportowany do programu, musiał być on wcześniej wygenerowany (eksportowany) z oprogramowania magazynowego LoMag oraz musi posiadać domyślne rozszerzenie zapisu, czyli format XML.

Ponadto moduł pozwala nam na podgląd, z jakich kolumn jest utworzony dany filtr oraz w jaki sposób został zdefiniowany ().

3. Grupa towarów

Grupami towarów możemy dowolnie zarządzać; aby uruchomić moduł zarządzania grupami towarów wybieramy z górnego menu .

Zostanie uruchomione okno modułu , w którym możemy dodawać, edytować i usuwać grupy towarów, a także możemy wydrukować oraz eksportować do Excelu spis naszych grup towarowych.

Przy dodawaniu nowego towaru do bazy programu w kartotece towarów mogliśmy przy okazji utworzyć nową grupę towaru. Nową grupę możemy również dodać za pomocą modułu - w tym celu klikamy w przycisk , znajdujący się w pasku narzędziowym. Następnie zostanie wyświetlone okno .

Aby dodać nową grupę do bazy oprogramowania w polu tekstowym podajemy nazwę nowej grupy, np. "Mięso" i klikamy . Nowa grupa została dodana do bazy oprogramowania.

Również w prosty sposób możemy edytować() oraz usuwać() daną grupę towarową, a także drukować () oraz eksportować () na dysk listę grup towarowych.

3. Jednostki (miary) towarów

Jednostkami towarów możemy dowolnie zarządzać; aby uruchomić moduł zarządzania jednostkami towarów wybieramy z górnego menu .

Zostanie uruchomione okno modułu , którym możemy dowolnie zarządzać (dodawać, edytować i usuwać, drukować czy eksportować jednostki (miary) towarów).

Przy dodawaniu nowego towaru do bazy programu w module mogliśmy przy okazji utworzyć nową jednostkę produktu. Nową miarę możemy również dodać za pomocą modułu , klikając w klawisz , znajdujący się w menu narzędziowym. Następnie zostanie wyświetlone okno .

Aby dodać nową jednostkę do bazy oprogramowania w polu tekstowym podajemy jej nazwę i klikamy . Nowa jednostka zostanie dodana do bazy oprogramowania.

Również w prosty sposób możemy edytować() oraz usuwać() daną jednostkę (miarę) towarową, a także drukować () oraz eksportować () na dysk spis (listę) miar towarowych.

4. Kopiowanie towarów z innego magazynu

Program magazynowy LoMag pozwala na zarządzanie dowolną ilością magazynów. Funkcja kopiowania danych towarowych z jednego do drugiego magazynu znacznie podnosi efektywność w zarządzaniu, np. przy uruchomieniu (otwarciu) nowego magazynu; dzięki funkcji kopiowania nie musimy na nowo ręcznie dodawać tych samych towarów - po prostu je kopiujemy.

Aby moduł kopiowania towarów z innego magazynu działał oraz był użyteczny musimy:

• Posiadać co najmniej dwa magazyny w oprogramowaniu magazynowym LoMag.
• Posiadać przynajmniej jeden towar w magazynie, z którego chcemy skopiować towar.

W celu uruchomienia narzędzia do kopiowania towarów między magazynami, musimy z menu głównego oprogramowania wybrać . Po czym zostanie uruchomiony interfejs narzędzia .

Aby skopiować towar w pierwszej kolejności musimy wybrać magazyn, z którego chcemy skopiować dany towar na magazyn, w którym aktualnie się znajdujemy (na którym aktualnie pracujemy w oprogramowaniu LoMag).

Po wybraniu magazynu zostanie wyświetlona lista towarów wskazanego magazynu.

Następnie wybieramy towar do skopiowania (z listy towarów drugiego magazynu), klikamy w w celu skopiowania (i przeniesienia pozycji) towaru do kolumny .

Po tych czynnościach klikamy w - towar został skopiowany z jednego magazynu do drugiego.

5. Importowanie towarów z Excela

Niemalże w każdej części oprogramowania LoMag, dotyczącej towarów, (np. , , ), znajduje się możliwość eksportowania danych do plików środowiska Excel. Oprogramowanie magazynowe LoMag umożliwia nie tylko eksport danych, ale również importowanie danych towarowych z pliku Excel.

W celu importowania danych o towarach magazynowych z pliku Excel należny uruchomić moduł . W górnym menu wybieramy - zostanie uruchomione okno importowania towarów.

W celu importowania listy towarów z pliku Excel, w pierwszej kolejności musimy wybrać i wczytać plik, który znajduje się na naszym dysku - robimy to za pomocą przycisku (znajdującego się w górnej cześć interfejsu ).

Następnie wybieramy plik z danymi i klikamy przycisk . Zostanie wczytany plik Excel do oprogramowania magazynowego LoMag.

• Plik zostanie wczytany do środowiska programu LoMag, jeżeli w tym samym czasie nie jest on otwarty i używany w innym programie, np. w Microsoft Excel.

Tak wygląda nasz plik z listą towarów w programie kalkulacyjnym:

Plik został wczytany do programu LoMag:

Następnie musimy dopasować kolumny z Excela do pól modułu . Dla każdej kolumny, którą chcemy zaimportować, wybieramy odpowiednie pole (np. nazwa towaru, grupa towaru) z listy.

W pierwszej kolumnie widzimy informacje o nazwach produktu; w celu importowania nazwy produktów (kolumny pierwszej) z rozwijanej listy wybieramy odpowiednie pole, czyli "Nazwa" (patrz poniżej).

W kolumnie drugiej widzimy kod kreskowy produktu; podobnie jak powyżej, w celu importowania kodu, wybieramy z rozwijanej listy odpowiednie pole, czyli "Kod kreskowy".

W ten sam sposób postępujemy z każdą kolumną, którą chcemy zaimportować do bazy oprogramowania.

• Kolumny określone polem "Nie importuj" nie zostaną zaimportowane do oprogramowania magazynowego LoMag.

Po wybraniu odpowiednich przez nas kolumn w celu importu danych, klikamy przycisk .

O pomyślnym zakończeniu importowania danych do programu poinformuje nas okno informacyjne (patrz powyżej).

• Aby proces importowania danych zakończył się pomyślnie wymagane są 3 następujące pola (kolumny): Nazwa towaru, kod kreskowy oraz jednostka (miara) produktu. W przypadku braku jednego z tych elementów (kolumn), proces importu nie zostanie wykonany.

Czy proces został na pewno pomyślnie wykonany (czy produkty z pliku Excel zostały dodane lub zaktualizowane), możemy sprawdzić w module kartoteki towarów - sprawdzając listę towarów.

6. Wyszukiwanie towarów w magazynie

6.1 Uruchomienie okna wyszukiwania.

Okno jest domyślnie uruchomione przy stracie (otwieraniu) pracy jednego z magazynów.

Moduł można również otworzyć na trzy inne sposoby. Aby uruchomić okno sposobem pierwszym, z górnego menu programu należy wybrać .

Drugim sposobem na uruchomienie jest kliknięcie w ikonę znajdującą się na pasku narzędziowym.

Aby uruchomić sposobem trzecim, używamy klawisz skrótu "Ctrl+F".

W oknie znajduje się pole narzędzi wyszukiwań (), menu narzędziowe przeznaczone do zarządzania towarami () oraz lista towarów magazynowych ().

6.2 Wyszukiwanie.

Aby rozpocząć wyszukiwanie w magazynie:

• Musimy posiadać przynajmniej jeden towar w kartotece towarów (w bazie oprogramowania).

Jeżeli posiadamy przynajmniej jeden towar w pamięci programu LoMag, to możemy wyświetlić pełną listę towarów w oknie w tym celu używamy klawisza .

Tym sposobem wyświetliliśmy pełną listę towarów zdefiniowanych w kartotece towarów oprogramowania LoMag.

Wyszukiwanie towarów w magazynie można rozpocząć od podstawowych informacji, jak wyszukiwanie towarów po nazwie produktu, używając pola zaznaczonego poniżej na rzucie ekranowym.

Do wyszukiwanej nazwy towaru możemy dodatkowo podać numer kodu kreskowego produktu, jego stan lub grupę. Możemy również tych danych szukać osobno.
Dla przykładu wyszukamy jeden z produktów, np. Tuńczyk, którego dodaliśmy w niniejszej instrukcji. Zatem w polu wpiszmy pierwszą literę naszego towaru, czyli literę "T" i zobaczmy efekty.

Jak widzimy na powyższym rzucie ekranowym, zostały wyświetlone wszystkie produkty, które zawierają w nazwie literę "t". W naszym przypadku posiadamy tylko dwa takie towary, jednak przy większych ilościach, np. 500 - należy zmienić sposób wyszukiwania. W tym celu wprowadźmy informację dotyczącą, np. grupy towarów, czyli w dla naszego przykładu interesuje nas grupa "Ryby". Wybieramy ją (grupę) z pola .

W ten sposób wyszukaliśmy nasze produkty; mogliśmy oczywiście w polu wpisać po prostu całą nazwę produktu, np. "Tuńczyk" i również zostałby on wyświetlony - chcieliśmy jednak pokazać podstawowy przykład mechanizmu wyszukiwania.

Jeżeli chcemy wyszukać towar po stanie produktu, używamy w tym celu pola , ustawiając znak równania oraz wielkość (ilość) stanu magazynowego. Na przykład chcemy wyświetlić produkty, których stan magazynowy jest większy od zera. W tym celu przechodzimy do pola wyszukiwań po stanie, określamy znak równania, czyli ">" oraz wartość liczbową stanu, czyli "0".

Po ustawieniu zostaną wyświetlone produkty ze stanem większym od zera.

Zaznaczając opcję zostaną wyświetlone produkty ze wszystkich magazynów, jakie posiadamy w programie LoMag.

Zaznaczając opcje oraz zostaną wyświetlone produkty z minimalnym lub (oraz) maksymalnym stanem magazynowym.

Zaznaczając opcję zostaną wyświetlone tylko i wyłącznie towary fizyczne - produkty, które nie zostały oznaczone jako usługi w module .

Zaznaczając opcję zostaną wyświetlone tylko i wyłącznie usługi (np. transport). Towary, które zostały oznaczone jako w module .

Zaznaczając opcję zostaną wyświetlone tylko i wyłącznie produkty, które zostały zarchiwizowane. Towary, które zostały oznaczone jako w module .

Zaznaczając opcję zostaną wyświetlone tylko i wyłącznie towary składające się z kilku części (podproduktów). Towary, które zostały oznaczone jako w module .

Zaznaczając wszystkie opcje , , , zostaną wyświetlone wszystkie produkty, usługi oraz towary archiwalne.

Wszystkie opcje wyszukiwań możemy ze sobą dowolnie łączyć, co znacznie usprawni naszą pracę z towarami.

6.3 Pasek narzędziowy, konfiguracja oraz filtrowanie danych.

Podobnie jak w oknie tak w module posiadamy pasek narzędziowy, funkcję filtrowania danych oraz możliwość konfiguracji okna.

Pasek narzędziowy wyszukiwanie w magazynie jest bardzo podobny do tego już opisanego (tutaj) w module Jednakże moduł posiada jeden element, którego nie znajdziemy w pasku narzędziowym okna .
Mianowicie narzędzia do szybkiej zmiany dotyczącej narzutu danego towaru lub danej grupy towarów. W celu zmiany domyślnego narzutu pojedynczego produktu lub wielu produktów używamy narzędzia .

Dla sprawdzenia działania narzędzia , zaznaczmy dowolny jeden przykładowy produkt z listy towarów w module , następnie klikamy .

Zostało uruchomione okno modułu , w którym znajdziemy trzy rodzaje możliwości zmiany narzutu.

W pierwszej części() interfejsu znajdziemy możliwość zwiększenia lub zmniejszenia narzutu o określony przez nas procent. Dla przykładu zwiększmy narzut o 20%. W tym celu w polu wprowadźmy "20", a następnie użyjmy klawisza .

Po zatwierdzeniu przyciskiem narzut danego towaru zostanie zmieniony (zwróć uwagę na kolumny "Cena sprzedaży" oraz "Domyślny narzut" powyżej i poniżej).

Jak widzimy na powyższych rzutach ekranowych "Cena sprzedaży" oraz "Domyślny narzut" zmieniły swą wartość poprzez zwiększenie narzutu o 20%.

Uruchommy ponownie narzędzie i zmienimy narzut o zadaną wartość. W tym celu musimy przejść do drugiej części modułu (). Dla przykładu podajmy w polu wartość "1", czyli chcemy zwiększyć domyślną wartość narzutu o jeden.

Jak widzimy na powyższych rzutach ekranowych "Domyślny narzut" zmienił swą wartość zwiększając się o jeden.

Ostatnia część interfejsu okna , czyli pole , pozwala na określenie konkretnej liczbowej wielkości narzutu.

Ustawiać narzuty możemy również dla wielu towarów naraz - w tym celu musimy zaznaczyć kilka produktów naraz za pomocą przycisku "Ctrl" i lewego przycisku myszy. Po czym klikamy w i nadajemy dowolną zmianę narzutu.

Podobnie jak okno tak samo możemy dowolnie skonfigurować okno dialogowe modułu Na przykład możemy zarządzać wyświetlaniem dowolnych kolumn, zmieniać nazwę kolumn, etc. W przypadku potrzeby zarządzania kolumnami używamy opcji , którą znajdziemy w dolnej części interfejsu okna .

Używając przycisku , zostanie uruchomiony interfejs . W pierwszej części interfejsu znajdziemy pola z kolumnami ukrytymi () oraz wyświetlanymi (). Druga część okna umożliwia nam zmianę nazwy kolumny () oraz dostosowanie liczby miejsc po przecinku () i szerokość danej kolumny. Ustawienia wyświetlania kolumn zostały już szczegółowo opisane przy omawianiu modułu w niniejszej instrukcji.

Obok wymienionego wyżej przycisku do zarządzania kolumnami (), znajdziemy również możliwość stronicowania listy towarów. Funkcja automatycznego stronicowania jest włączona domyślnie; jeżeli chcemy, aby moduł wyszukiwanie w magazynie wyświetlał nam wszystkie produkty na jednej rozwijanej liście, używamy funkcji - (funkcja stronicowania zostanie wyłączona). W celu włączenia ponownie stronicowania używamy klawisza . Używając stronicowania w celu przejścia na pierwszą, poprzednią, następną oraz ostatnią stronę, używamy kolejno klawiszy . Strony tworzone są automatycznie do ilości towarów oraz wielkości okna .
Klawisze służące do przechodzenia do kolejnych stron () w pewnych sytuacjach mogą być nieaktywne, np. klawisze do strony pierwszej i poprzedniej są nieaktywne w przypadku, gdy znajdujemy się na stronie nr 1 lub wszystkie klawisze są zablokowane, ponieważ nasze produkty zostały wyświetlone tylko na jednej stronie. Przycisk służy do zarządzania filtrami, które działają w identyczny sposób jak we wcześniej poznanym module , opisanym w niniejszej instrukcji.

7. Historia towarów

Moduł dotyczący historii towarów, czyli historii ruchów magazynowych dla danych produktów, można uruchomić z kilku miejsc programu magazynowego. Jednym z podstawowych miejsce na uruchomienie historii produktów jest wybranie z górnego menu lub użycie klawisza skrótu "Ctrl+H".

Po czym zostanie uruchomione okno modułu .

Ponadto moduł historii przepływu towaru można uruchomić z rożnych miejsc oprogramowania, np. z poznanych już wcześniej modułów , czy .

Istnieje również możliwość uruchomienia modułu przy dokumentach magazynowych, np. przyjęcia magazynowego ().

Po uruchomieniu okna , w celu sprawdzenia historii ruchu danego towaru, w pierwszej kolejności wybieramy w polu interesujący nas towar.

Następnie po wybraniu danego towaru, zostanie wyświetlona lista ruchu magazynowego dla tego towaru, czyli nic innego jak historia dokumentów magazynowych dla wybranego produktu.

Zostały wyświetlone wszystkie dokumenty dotyczące ruchu wybranego towaru, a wraz z nimi numer oraz rodzaj dokumentu, ilość (np. wydanego towaru), stan magazynowy, data oraz godzina transakcji oraz uwagi.

Jeżeli chcemy przejść do edycji danego dokumentu, zaznaczamy go lewym przyciskiem myszy, następnie klikamy , po czym zostanie uruchomione okno edycji dokumentu danego towaru.

Podobnie, jak w module , czy module , możemy dowolnie skonfigurować kilka parametrów dotyczących układu tabeli ruchu magazynowego. W tym celu używamy wcześniej poznanego narzędzia .

8. Pozostałe narzędzia dla towarów.

W oprogramowaniu magazynowym LoMag znajdziemy kilka dodatkowych modułów, które po części są również używane w modułach do zarządzania towarami oraz w module . Takie narzędzia jak , , obsługa numerów seryjnych – zostały opisane tutaj.

Jak widzimy od teraz kolumna na temat kontrahenta jest i będzie wyświetlana w . Dodatkowo w narzędziu możemy zmienić nazwę kolumn (), dostosować oraz ustawić . W każdym momencie możemy również wrócić do domyślnych ustawień - w tym celu korzystamy z przycisku , który znajduje się w dolnej części interfejsu okna.

W możemy dodatkowo wydrukować oraz eksportować (do pliku Excel) historię ruchu magazynowego dla danego towaru, używając do tego celu przycisków oraz .