Edytor Dokumentów - instrukcja obsługi

Korzystając z oprogramowania magazynowego LoMag, domyślnie posiadamy już gotowe szablony dokumentów magazynowych. Program umożliwia także wygodne projektowanie własnego szablonu dokumentów. Używamy w tym celu edytora dokumentów.

1. Uruchomienie edytora dokumentów w oprogramowaniu magazynowym LoMag.

Przed uruchomieniem edytora należy:

• Posiadać przynajmniej jeden towar w bazie magazynu.
• Posiadać poprawnie zainstalowaną drukarkę, na której będą drukowane etykiety.
• Dodać przynajmniej jeden ruch magazynowy.

Uruchomić edytor dokumentów możemy na dwa sposoby.

Uruchomienie edytora dokumentów - sposób 1:

Uruchomienie edytora dokumentów sposobem pierwszym odbywa się z poziomu dodania dokumentu magazynowego. Uruchommy zatem edytor za pomocą dodania przyjęcia magazynowego (). W tym celu z menu wybieramy , zostanie wyświetlone okno .

Następnie w celu dodania ruchu magazynowego (dokumentu magazynowego) w menu okna , wybieramy , po czym zostanie wyświetlony formularz (okno) dodania nowego przyjęcia magazynowego.

Aby uruchomić edytor dokumentów, najpierw musimy dodać nowy dokument (jak to zrobić dowiesz się tutaj).

Korzystając z przycisku w powyższym oknie dialogowym, zostanie uruchomiony edytor dokumentów.

• Sposób uruchomienia edytora pierwszym sposobem odbywa się w ten sam sposób z poziomu wszystkich dokumentów ().
• Edytor został uruchomiony wraz z domyślnym szablonem dokumentu magazynowego, którego możemy dowolnie edytować lub rozpocząć nowy projekt.

Uruchomienie edytora dokumentów - sposób 2:

Drugi sposób uruchomienia edytora również odbywa się z poziomu dokumentów. W programie magazynowym przechodzimy do okna , zakładka .

Musimy posiadać przynajmniej jeden ruch magazynowy - zaznaczamy go, a następnie wybieramy z menu .

• Jeżeli lista dokumentów jest pusta, a wiemy, że w bazie oprogramowania posiadamy dokumenty magazynowe, to korzystamy z funkcji w celu ich wyświetlenia.

Zostało wyświetlone okno dialogowe ; w celu uruchomienia edytora dokumentów klikamy w przycisk .

• Edytor został uruchomiony wraz z domyślnym szablonem dokumentu magazynowego, który możemy dowolnie edytować lub rozpocząć nowy projekt.

2. Projektowanie dokumentu magazynowego.

W celu rozpoczęcia projektowania nowego dokumentu wybieramy z menu edytora .

Projektowanie dukumentu magazynowego - ustawienia:

Rozwijamy listę (zaznaczoną poniżej) i wybieramy wielkość arkusza, na którym będziemy projektować nasz nowy dokument magazynowy.

Aby ustawić ilość kopii etykiety, wybieramy z menu narzędzie . Pojawi się okno ustawień ilości kopii.

Bardzo ciekawą możliwością jest tutaj opcja ; umożliwia ona generowanie i drukowanie odpowiedniej ilości dokumentów na podstawie danych magazynowych.

• Zalecamy, aby szablon dokumentu magazynowego tworzyć na arkuszu A4 z powodu dużej ilości informacji, jakie znajdują się na dokumentach magazynowych.
• Tworząc szablon dokumentu magazynowego nie korzystamy z funkcji podziału arkusza na wiele etykiet.

Projektowanie dokumentu magazynowego - projekt:

Po ustawieniu parametrów edytora dokumentów przechodzimy do zaprojektowania indywidualnego szablonu dokumentów.

W celu zaprojektowania własnego dokumentu magazynowego będziemy korzystać z narzędzi, które znajdziemy po lewej stronie edytora oraz makiety projektowej.

Przed rozpoczęciem projektowania dokumentu powinniśmy się zastanowić jak powinien on wyglądać, aby było prosto i przejrzyście. Jakie informacje mają się na nim znajdować? Gdy mamy już pewne wyobrażenie naszego dokumentu magazynowego czas rozpocząć realizowanie naszej wizji.

Pierwszą informacją, jaka powinna znajdować się na dokumentach magazynowych, jest rodzaj ruchu magazynowego (przyjęcie magazynowe, wydanie magazynowe itp.). W tym celu wykorzystamy narzędzia . Aby dodać informację o rodzaju dokumentu (ruchu), klikamy lewym przyciskiem myszy na narzędzie (znajdującego się po lewej stronie edytora), następnie przytrzymując lewy przycisk myszy, przeciągamy go na makietę projektową.

Skorzystajmy teraz z możliwości narzędzia w celu sprawdzenia, jak zostanie wygenerowany dokument.

Jak widzimy powyżej, automatycznie wygenerowano informację o rodzaju ruchu magazynowego - niestety nie została ona w pełni wyświetlona, ponieważ pole narzędzia jest ograniczone.

• Przykład został przedstawiamy dla przyjęcia magazynowego, ale równie dobrze mogłaby się tam znajdować informacja o ruchu wydania magazynowego, przesunięcia międzymagazynowego, itd. Informacja ta została automatycznie wygenerowana - zgodnie z dodanym (lub wybranym) wcześniej ruchem magazynowym.

Aby wyświetlić pełną informację rodzaju ruchu magazynowego, musimy dopasować wielkość pola () do jego zawartości. W tym celu przechodzimy do ustawień narzędzia, które znajdują się w miejscu zaznaczonym poniżej.

W celu wyświetlenia pełnej informacji na temat ruchu magazynowego, tzn. w celu usunięcia ograniczenia wielkości pola , w ustawieniach narzędzia przechodzimy do parametru , następnie zmieniamy jej wartość z na . Po wykonaniu tych czynności wielkość pola zostanie automatycznie dopasowana do wielkości wygenerowanej treści.

W celu sprawdzenia rezultatów naszego działania skorzystajmy z podglądu wydruku ().

Jak widzimy powyższe czynności sprawiły wyświetlenie pełnej informacji na temat rodzaju ruchu magazynowego.

Narzędzie posiada również możliwość konfiguracji innych parametrów. Na przykład możemy zmienić wielkość i rodzaj czcionki; w tym celu przechodzimy do parametru , następnie klikając , po czym zostanie wyświetlone okno konfiguracji.

Kolejną informację, jaką dodamy do naszego przykładowego dokumentu, będzie informacja związana z numerem dokumentu. W tym celu wykorzystamy dwa narzędzia: i . Narzędzie posłuży nam do nadania wartości informacyjnej (tekstowej) "Nr Dokumentu", dla narzędzia zostanie automatycznie nadana wartość (tak jak było to w przypadku narzędzia ).

Dodajemy zatem wspomniane narzędzia ( oraz ) na naszą makietę projektową w ten sam sposób, jak zrobiliśmy to z narzędziem .

Następnie dla pola znajdującego się na makiecie nadajemy wartość tekstową; w tym celu musimy przejść do ustawień narzędzia. W parametrze usuwamy zawartość Tekst, a następnie nadajemy jej wartość np. "Nr Dokumentu".

Dla narzędzia wartość zostanie wygenerowana automatycznie. Korzystamy z funkcji i sprawdzamy, jak została wygenerowana etykieta.

Dla zabezpieczenia narzędzi (, ) przed niepoprawnym wyświetlaniem, korzystamy z możliwości , zmieniamy .

Dla poprawnego wyświetlania informacji stosuje się również możliwość sklejania ze sobą elementów. W tym celu zaznaczamy obydwa narzędzia (, ) - używając przycisku "ctrl". Następnie klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy pole .

Po wykonaniu powyższych czynności przeciągamy jedno narzędzie do drugiego (patrz poniżej).

W podglądzie wydruku zobaczymy efekty naszego działania.

• Możliwość auto-dopasowania zaleca się stosować dla wszystkich narzędzi posiadających tę funkcję; zapobiega ona możliwości niepoprawnego wyświetlania informacji.
• Zaleca się również sklejanie elementów, jeżeli korzystamy z dwóch członów, w celu przedstawienia pewnych informacji (przykład powyżej dotyczący Nr. Dokumentu).

W taki sam sposób dodajmy jeszcze na naszą makietę informacje związane z nazwą magazynu oraz datą operacji. W tym celu korzystamy z narzędzi , i . Sposób dodania analogiczny jak w dodanych wcześniej narzędziach, nie zapomnijmy o funkcji oraz . Po dodaniu narzędzi na makietę i konfiguracji parametrów nasz przykładowy dokument magazynowy powinien mieć zbliżoną postać (patrz poniżej).

• Informacje związane z nazwą magazynu oraz datą zostaną wygenerowane automatycznie.

Ważnymi informacjami na dokumentach magazynowych są dane naszej firmy oraz kontrahenta. Dane naszej firmy są pobierane z ustawień programu. Dane kontrahentów są pobierane z kartoteki dostawców na dokumentach przyjęcia na magazyn lub kartoteki odbiorców na dokumentach wydania. Takimi danymi są przede wszystkim nazwa firmy oraz nazwa kontrahenta, dane adresowe i kontaktowe.
W tym celu wykorzystamy narzędzia , , , , , , , , , .

W pierwszym kroku dodamy dwukrotnie narzędzie w celu nadania informacji tekstowej "Dane firmy", "Dane kontrahenta".

W kroku drugim przenosimy na makietę narzędzia związane z danymi firmy (, , , , - dane te generowane są automatycznie (z bazy danych oprogramowania LoMag)).

Następnie przenieśmy w ten sam sposób dane dotyczące kontrahenta (, , , , ).

Sprawdzamy efekty naszej pracy, generujemy dokument w module .

Jak widzimy powyżej, zostały wygenerowane informacje naszej firmy oraz dane kontrahenta. Można zauważyć, że wygenerowane dane zostały "wczytane" z bazy oprogramowania.

• Aby dane naszej firmy zostały poprawnie wygenerowane, muszą zostać wcześniej skonfigurowane w ustawieniach oprogramowania (zakładka "Firma").
• Aby dane kontrahenta zostały poprawnie wygenerowane, muszą być one zapisane w bazie oprogramowania. Dane kontrahenta wprowadza się przy dodawaniu nowych dokumentów (oraz ich edytowaniu). Jak dodać kontrahenta do oprogramowania magazynowego LoMag dowiesz się tutaj.

Możemy dodać jeszcze na projekt informacje dotyczące numeru identyfikacji podatkowej firmy i klienta (, ) oraz uwagi z nimi związanymi (). My pomijamy te dane na naszym przykładowym dokumencie.

Bardzo istotnym elementem, znajdującym się na dokumencie magazynowym, są informacje dotyczące przepływu towaru (ewidencji towaru), czyli spis, tabela z informacjami o przepływie towarów. W tym celu wykorzystamy narzędzie - przenosimy je na nasz projekt. Następnie sprawdzamy, jak zostanie wygenerowany dokument z umieszczoną tabelą towarową().

Jak widzimy powyżej, w prosty sposób, za pomocą jednego narzędzia, oprogramowanie magazynowe LoMag wygenerowało wszystkie informacje związane z ewidencją towarową.

Naszą tabelę możemy dowolnie konfigurować (ukrywać oraz wyświetlać kolumny, kodować informacje, zmieniać nazwę kolumny itd.); w tym celu przechodzimy do ustawień narzędzia , do parametru .

W parametrze klikamy , po czym wyświetlone zostanie okno dialogowe .

Okno możemy uruchomić również za pomocą kliknięcia lewym przyciskiem myszy na planszę tabeli (na projekcie), wybierając z menu pole .

Najpierw skorzystamy z możliwości ukrycia kilku niepotrzebnych dla nas kolumn. Dla przykładu będą to kolumny: "Uwagi", "Z magazynu", "Do magazynu", "Użytkownik" oraz "Kolor". Aby ukryć wyznaczone przez nas kolumny, zaznaczamy pierwszą niechcianą pozycję kolumny ("Uwagi") i przenosimy ją z pola do pola , używając przycisku .

W identyczny sposób postępujemy z resztą niepotrzebnych kolumn ("Z magazynu", "Do magazynu", "Użytkownik", "Kolor"). Następnie zatwierdzamy przeprowadzoną przez nas zmianę przyciskiem .

Jak widzimy poniżej (na podglądzie wydruku) wybrane przez nas kolumny nie zostały wyświetlone.

W każdej chwili możemy zmienić kolumny ukryte na widoczne, przenosząc pozycje kolumn z pola do pola .

Dzięki możemy zmienić nazwy poszczególnych kolumn. Dla przykładu zmienimy nazwę kolumny "Nr" na "Lp.". W tym celu zaznaczamy pozycję danej kolumny w oknie , a następnie w polu nadajemy jej nową nazwę. Dokonane zmiany zatwierdzamy klawiszem .

Została zmieniona nazwa kolumny.

Na powyższym podglądzie widzimy kolumnę z kodem kreskowym - jest on w postaci cyfr. Za pomocą zmienimy cyfrowy kod kreskowy na graficzny. Przechodzimy do okna , w polu wybieramy kolumnę "Kod kreskowy", a następnie wybieramy , znajdujące się po prawej stronie okna dialogowego i zatwierdzamy zmiany ().

Jak widzimy kolumna "kod kreskowy" została dodatkowo wsparta graficznym wzorem, który będziemy mogli odczytywać za pomocą czytnika kodów kreskowych.

• Na dokumentach magazynowych zaleca się stosować rodzaj kodowania CODE128. Ponieważ kodowanie CODE128 umożliwia kodować różnego rodzaju informacje (w formacie cyfr i liter). Takiej możliwości nie posiada kodowanie, np. EAN13, które zakoduje tylko i wyłącznie 13-cyfrowy numer kodu, a pozostałe numery, takie jak np. 11-sto cyfrowe, czy informacje zawierające litery, nie zostaną zakodowane.

Zauważmy, że dodanie graficznego kodu kreskowego spowodowało niepełne wyświetlenie go w wersji liczbowej, co w takim przypadku może skutkować wieloma niepotrzebnymi problemami w naszym przedsiębiorstwie. Aby uniknąć niepotrzebnych pomyłek i aby kod został wyświetlony w całości musimy zwiększyć szerokość kolumny "Kod kreskowy". W tym celu ponownie zaglądamy do modułu , w polu wybieramy kolumnę "Kod kreskowy", następnie po prawej stronie interfejsu zwiększamy szerokość naszej kolumny (np. na 20).

Zamykamy okno , zatwierdzając zmiany przyciskiem . Spoglądamy na podgląd wydruku, czy wystarczająco poszerzyliśmy kolumnę - czy kod kreskowy (liczbowy) wyświetla się w całości.

Widzimy pozytywny efekt powyższych czynności. Kolumna zwiększyła swoją szerokość, a numer kodu kreskowego jest teraz w pełni wyświetlany.

Spoglądając na nasz dokument magazynowy, a dokładnie przyglądając się narzędziu (zamieszczony na makiecie jako tabela), widzimy brak elementu sumy poszczególnych kolumn. Dodajmy zatem sumy dla kolumn "Cena jednostkowa", "Ilość", "Wartość" oraz "Stan". W tym celu skorzystamy po raz kolejny z modułu , w polu wybieramy pierwszą z wybranych przez nas kolumn "Cena jednostkowa" i zaznaczmy opcję .
Dodatkowo ustawimy opcję , zaznaczmy zatem pole , po czym zostanie odblokowane pole tekstowe, któremu nadajemy wartość tekstową, np. "Razem", "Suma". Wszystkie zmiany zatwierdzamy przyciskiem . W kolejnym kroku za pomocą modułu sprawdzamy rezultaty naszego działania.

Jak widzimy powyżej została wyświetlona przez nas wartość tekstowa ("Razem"), a także zostało dodane pole zliczające ilość danych jednostek (z danej kolumny). Dodajmy w ten sam sposób sumy pozostałych kolumn i sprawdźmy ponownie efekt naszego działania.

Możliwość kodu kreskowego można zastosować także do zakodowania pozostałych informacji, występujących na dokumencie magazynowym. Dla przykładu dodamy kod kreskowy dla numeru dokumentu. W tym celu po raz drugi przenieśmy na nasza makietę narzędzie .

Następnie musimy ustawić rodzaj kodowania dla pola w tym celu przechodzimy do ustawień narzędzia, do parametru - ustawiamy kodowanie (zalecane).

Tym sposobem informacje związane z numerem dokumentu mamy przedstawione za pomocą informacji tekstowej oraz graficznej (kod kreskowy).

• Na dokumentach magazynowych zaleca się stosować rodzaj kodowania CODE128. Ponieważ kodowanie CODE128 umożliwia kodować różnego rodzaju informacje (w formacie cyfr i liter). Takiej możliwości nie posiada kodowanie np. EAN13, który zakoduje tylko i wyłącznie 13 cyfrowy numer kodu, a pozostałe numery takie jak np. 11-sto cyfrowe, czy informacje zawierające litery, nie zostaną zakodowane.

Ostatnim ważnym elementem, jaki powinien znajdować się na dokumencie magazynowym, jest miejsce na podpisy upoważnionych osób, które biorą udział w transakcji. Przygotujemy zatem miejsca na podpisy dla osoby wystawiającej dokument, osoby wydającej towar oraz dla osoby przyjmująca towar. W tym celu skorzystamy z poznanego już wcześniej narzędzia . To za jego pomocą utworzymy miejsca przeznaczone na podpis. Dodajmy zatem dwukrotnie narzędzie na nasz projekt.

Dla dodanych elementów () na makietę projektu, dodamy wartości tekstowe. Wartości tekstowe nadajemy w taki sam sposób jak robiliśmy to na początku instrukcji, wykorzystując narzędzie . Miejsce na podpisy możemy przedstawić w postaci jak poniżej.

W taki sam sposób dodajmy jeszcze pola dla osoby wydającej oraz przyjmującej towar.

Nasz dokument magazynowy zawiera już wszystkie potrzebne elementy. Jest gotowy do pracy w naszym przedsiębiorstwie.

Pomimo że nasz dokument zawiera wszystkie potrzebne elementy, możemy skorzystać z kilku dodatkowych funkcji. Na przykład możemy dodać na dokument logo naszej firmy. W tym celu posłuży nam narzędzie - przenosimy je na makietę, następnie zostanie uruchomione okno dodania obrazu.

Wybieramy zdjęcie z logiem naszej firmy, następnie klikamy przycisk . Zdjęcie zostanie załadowane na naszą makietę projektową.

Dodatkowo możemy dodać na nasz dokument mniej znaczące dane, takie jak: , , , , . Istnieje również możliwość obramowania pewnych danych, w celu oddzielenia jednej grupy informacji od drugiej. Do tego celu wykorzystujemy narzędzia: oraz .

Zapisanie projektu dokumentu magazynowego

Zapisanie projektu

Nasza praca dobiegła końca; mamy gotowy dokument magazynowy, stworzony według indywidualnych potrzeb - warto więc go zapisać.

Aby zapisać nasz projekt wybieramy z menu edytora , po czym zostanie wyświetlone okno .

Przechodzimy do pola , podajemy nazwę szablonu i zatwierdzamy przyciskiem . Jeżeli zapisaliśmy nasz projekt wcześniej, ale dokonaliśmy nowych zmian i chcielibyśmy zapisać te zmiany, to wybieramy z menu lub . Następnie wybieramy , zaznaczamy i klikamy .

Zapisanie dokumentu w formacie PDF

Edytor dokumentów programu LoMag umożliwia również zapisanie etykiety w formacie *.pdf. Aby dokonać zapisu etykiety w formacie *.pdf, w górnej części edytora klikamy w , następnie wybieramy lokalizację zapisu pliku i klikamy .

Eksportowanie szablonu dokumentu

Istnieje również możliwość eksportowania szablonu dokumentu magazynowego poza oprogramowanie magazynowe LoMag (na dysk komputera). W tym celu z menu wybieramy , a następnie określamy lokalizację eksportu i klikamy . Szablon zostanie zapisany w formacie *.xml.

Drukowanie dokumentu magazynowego

Drukowanie dokumentu

Aby wydrukować nasz dokument magazynowy, w pierwszej kolejności przechodzimy do . Wybieramy urządzenie wyjściowe (drukarkę) i klikamy (patrz poniżej).